Una de las grandes carencias de muchos CIOs o Directores de Tecnología es la falta de conceptos de gestión o Management. Es comprensible. Muchos de ellos provienen de carreras duras tales como las telecomunicaciones, matemáticas, física y la informática. Su desarrollo de carrera ha estado marcado por conectar equipos de hardware, hacer que funciones servidores y mainframes, negociar con proveedores de tecnología, ofrecer soporte técnico con ajustados SLA, y quizás la más moderna de todas, dando a explicaciones a un superiores que no los entienden y en muchos de los casos no apoyan en la solución de problemas de perfil tecnológico.
Los estudiosos del management, a lo largo de su historia, han ofrecido conceptos, técnicas y propuestas que sin duda alguna contribuyen a una mejor gestión de los recursos, no solo del negocio, sino también de los activos tecnológicos. Muchas de esas herramientas de gestión son impartidas y adquiridas por los directores de IT en cursos avanzados de gestión en alguna escuela de negocio, o son aprendidas o asimiladas por los responsables de IT, con el tiempo y el roce con sus superiores y pares del negocio, una especie de aprendizaje de la experiencia (o experiencial como se conoce formalmente) en el área del management. Al fin y al cabo, quién enseña gestión al CIO.
Algunas de esas técnicas que sin duda te harán mejor CIO, director o gerente de tecnología son:
- Proceso de Mejora Continua
Filosofía o actitud que persigue mejorar procesos, servicios o productos en base a mejorar continuamente sus prestaciones. Funciona mejor cuando se implementa en la dirección de informática ligada a premios o recompensas para lo involucrados en ellos. Es una política constante y tiene como alcance todos los procesos y servicios de IT. Por ejemplo, recudir las incidencias de las aplicaciones Core, se debe hacer sobre base constante y repetidas por parte de sus responsables, a objeto de mejorar su performance, y al mismo tiempo evitarle contratiempos al negocio.
- Principio de Pareto
También conocido como la regla 80-20, y se centra en “abordar” aquellas soluciones que abarquen al menos el 80% de los problemas- Por ejemplo, en la gestión de incidencia, detectar aquellas aplicaciones, software, servicios o equipos que generan el 80% de las incidencias, ir a raíz y tratar de corregir los problemas de base.
- Análisis DAFO
Clásica herramienta (potente) de análisis, y persigue realizar un análisis Interno (Fortalezas y Debilidades) y Externo (Oportunidades y Amenazas) de un departamento, o de la dirección de informática como un todo. Sus hallazgos pueden servir, para cambiar o redefinir estrategias o abordar correcciones a problemas repetitivos del departamento. Suelo ser muy utilizada en procesos de planificación estratégica IT.
- Análisis PEST
Herramienta de análisis externo, que precede al Análisis DAFO, y persigue analizar los factores Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos, que pueden impactar a una organización. En especial, para conocer de primera mano lo que puede afectar al negocio en el corto, medio y largo plazo.
- Business Case
Clásica herramienta de pre-valoración de proyectos, facilita el análisis de alternativas de solución a un problema o situación determinada. Si un proyecto potencial no añade valor un buen Business Case lo detecta y evita que se emprenda. Es una de las herramientas más útiles para un CIO o gerente. ITMadrid –IT Business School imparte uno de los cursos más exitosos en el área.
- Economías de Escala
Otro concepto muy útil relacionado con el ahorro, evita duplicidad en el uso de herramientas. La estandarización, por ejemplo, en el uso de SAP como ERP de un grupo de empresas, contribuye con ahorros sustanciales en todos los aspectos de la gestión de la empresa.
- Planificación Estratégica
Marca dirección y liderazgo. Define la estrategia o rumbo de la empresa en materia tecnológica. Es una herramienta que puede tocar todos los conceptos antes descritos. Es una sano ejercicio que todo CIO debe realizar al menos una vez al año, junto a su equipo, e invitando algún consultor o conferencista que le de conocimientos sobre tendencias PEST.
- Estrategia y Estructura de Alfred Chandler
Uno de los errores más comunes y frecuentes en el mundo de informática. Ante un cambio, reaccionan definiendo un nuevo organigrama, que seguro arreglará los problemas del departamento. La estructura organizacional u organigrama IT, es un proceso y nace de la consecuencia de haber definido previamente una estrategia IT para el negocio. Dicha estrategia debe estar alineada a los objetivos del negocio, y el organigrama resultante, debe ser una implementación o reflejo de dicha estrategia.
- Resumen ejecutivo
Se trata de un ejercicio de reflexión, síntesis y pragmatismo, resume en una página, una plan estratégico de IT, por ejemplo. Garantizando que el lector, usualmente un CXO lo lea en poco tiempo y pueda llegar a conclusiones concluyentes después de su lectura. El resumen ejecutivo, suele ser muy corto y debe ser la primera página de todo informe tecnológico, bien sea, el pliego de una licitación, el resumen de un proyecto estratégico o el Business Case de una iniciativa tecnológica.
- Project Management
Quizás el más utilizado por los CIOs pero a su vez el menos entendido. Es una herramienta potente para lograr que los proyectos cumplan los objetivos del negocio y al mismo tiempo estén en tiempo, plazo y lo más importante en presupuesto. La formación y certificación de directores y/o jefes de proyectos como PMP es una excelente opción para lograr el éxito.
- Gestión del Cambio
Todo CIO propone es que es fundamental, pero pocos lo saben aplican con efectividad. Digamos que en muchos casos es olvidado, cuando se quiere cambiar de rumbo, implementar una nueva aplicación, o simplemente, se quiere cambiar un proceso de negocio. La resistencia al cambio suele tener un ECO o efecto perverso para muchos departamentos IT.
