La proliferación de PMO (Project Management Office) en los últimos años en el área de informática (IT) ha sido expansiva, tal cual han sido la adquisición de hardware y software de todo tipo. Las PMOs no solo han crecido y expandido, sino que también, en muchos casos, se han convertido en una caja de herramientas en donde cabe de todo. Toda función o procedimiento nuevo, extraño o que simplemente no encaje en el organigrama del departamento TIC ha ido parar a la PMO. Estrategia “informal” que ha distorsionado y erosionado el objetivo fundamental de una PMO.
Con la aparición de metodologías y framework tales como Agile-Scrum, Lean IT, Management 3.0, Kanban y Design Thinking, las PMOs debe re-pensarse y re-posicionarse en la empresa. Su función y objetivo tradicional ha de servir para apoyar a los proyectos “clave” de las organizaciones. O por el contrario la PMO se deben re-reposicionar y convertirse en el elemento central de la relación TI – Empresa, cada vez más necesaria para entender y fortalecer las necesidades reales del negocio. En especial en la era de proyectos de trasformación digital.
En un Curso sobre Planificación Estrategia TI Agile (PETI), impartido por ITMadrid Digital School, a una importante empresa panameña, me preguntaba uno de los ejecutivos TIC lo siguiente:
«¿Cómo hacer para que la empresa nos perciba pro-activo y no re-activo?»
El ejecutivo no estaba contento con la percepción que tenía el negocio de su departamento de tecnología. Claramente que la pregunta de nuestro ejecutivo, en líneas generales es perfectamente trasladable a muchas empresas a nivel global.
Otra experiencia, fue cuando un ejecutivo TIC de una importante empresa Paraguaya, me preguntaba:
¿Cómo definir y garantizar que proyectos clave para el negocio se ejecuten con eficiencia y productividad?
Para ambos casos la respuesta fue clara: — Una PMO Agile.
Es evidente que ante tales escenarios, la pregunta es clara: ¿Cómo hacer que la PMO cumpla con su postulado de creación y no se siga percibiendo como un ente burocrático y obsoleto? O ¿Cómo una PMO puede apoyar los procesos de transformación digital que adelantan muchas organizaciones? En definitiva, qué aporta la PMO ante nuevos retos y desafíos en las instituciones. La respuesta es clara: incorporar a las PMO nuevas metodologías, que inyecten a la organización, innovaciones y conceptos tales como agilidad, Lean (reducción de “residuos”) y creatividad-innovación (Design Thinking). Para lo lograrlo el concepto clave es: liderazgo TIC.
Alguna de las claves para re-lanzar una PMO a través de la incorporación de estas nuevas metodologías son:
- Metodología Agile. Es claro que un proceso de formación de los nuevos equipos es fundamental. Formar a los Scrum Masters del futuro es clave para el éxito en los nuevos proyectos e iniciativa. Ese conocimiento debe ser traspasado a las PMOs para solidificar y/o expandir sus competencias. Y lo más importante, “sembrar” en los gestores y responsables de las PMOs una nueva mentalidad focalizada en la entrega oportuna y rápida de soluciones de negocios que utilicen la tecnología como pivote central.
- Lean IT. Reducir Residuos de todo tipo, comenzando por eliminar burocracia, reunionitis, mejorando procesos, trabajando estrechamente con los clientes de la PMO, acercándonos al negocio y sus clientes para entenderlos mejor, y en general, facilitar la entrega de soluciones y resultados en el menor tiempo posible de muy buena calidad.
- Design Thinking. La solución creativa e innovadora de problemas y proyectos es clave para alcanzar objetivos empresariales. Design Thinking basa su éxito y auge precisamente en eso, como ser creativos e innovadores para brindar soluciones a los clientes de la empresa de la manera más efectiva posible.
- Cambiar su nombre. De PMO a PMO Agile (o ágil), aun cuando es un cambio menor, el efecto en el equipo puede ser de impulso y/o re-lanzamiento.
- Re-definir la funciones de la PMO. Está claro que el incorporar el método Scrum (por ejemplo) a una PMO, se deben revisar las funciones que debe realizar la PMO en general, ya que por su naturaleza, Scrum tiene su propio léxico y eventos que deben ser realizados para una aplicación efectiva del framework.
- Métricas y reporting. Tradicionalmente es una función de las “viejas PMO”, en un mundo Scrum esas métricas deben ser revisadas, dando paso, a por ejemplo, aplicaciones en la Nube de nueva generación como puede ser Atlassian (Jira Software y Confluence). Ya esta nueva generación de herramientas, incluyen todo tipo de métricas e informes completamente adaptados a SCRUM.
Si estás interesado en crear o re-lanzar la PMO, si piensas que el “negocio” te percibe como re-activo y no pro-activo, si consideras que el resto de las unidades organizativas de TIC te asocian a burocracia, y lo peor, si crees que tu PMO no añade valor a la organización, te recomendamos el curso Cómo Crear y Gestionar una PMO Agile. Más información en:
