Definitivamente en la era de la tecnología el agregar valor a la organización cobra fuerza. Con múltiples tecnologías de “moda” en el horizonte perder el rumbo es relativamente sencillo. Ahora más que nunca debemos asegurarnos conocer si una iniciativa informática añade o no valor al negocio. Da igual si se trata de la “contratación” de un robot, ir a la nube, abrazar machine Learning, Big Data o un Data Center de nueva generación. Los departamentos de IT deben conocer a ciencia cierta: cómo saber si un Proyecto IT añade valor al negocio. Por años, el conocer cómo IT crea valor a la empresa ha sido una especie de Tabú o área gris en el departamento de tecnología, es el eslabón perdido de los profesionales IT o la asignatura pendiente de todos.
Definitivamente el crear valor en IT pasa por “organizarnos” como departamento de tecnología, re-organizar cómo las iniciativas de inversión o proyectos IT se abordan de principio a fin. Al fin y al cabo son inversiones de recursos que deben ser cuantificados y medidos.
¿Cuál es la diferencia financiera entre invertir 100.000€ en una red de distribución de productos o un nuevo data center?
Debemos “dibujar” el proceso de toma de decisiones de los proyectos, y crear un proceso claro que nos permita filtrar proyectos indeseables, alentar iniciativas de alto potencial, y lo mejor de todo, mejorar la comunicación con nuestros stakeholders de negocio de tal manera que entiendan clara y meridianamente si su propuesta de proyecto añade valor o no a la organización.
Hace ya algunos años, uno de los grandes gurúes del management, Peter Drucker, propuso el concepto de Gestión o Gerencia por Objetivo (MBO – Management by Objetives), cuyo concepto es claro:
“gestión basada en la introducción de un conjunto de objetivos específicos que tanto el empleado y la empresa se esfuerzan por alcanzar en el futuro, y trabajan de forma conjunta para cumplir con dichos objetivos”. Objetivos claramente SMARTS (numéricos preferiblemente) que muestra el grado de desarrollo de la empresa.
Con los años, la propuesta de Peter Drucker fue perfeccionada por Andy Groven legendario presidente de INTEL, quien propuso una modificación al MBO, e introdujo el concepto de los OKR (Objetives and Key Results), cuya modificación esencial se basó en 2 principios:
Dónde la empresa desea ir (objetivos), y Cómo saber si voy en la dirección correcta para llegar a allí.
Los OKRs son, de acuerdo a Paul Niven y Ben Lamorte “un marco de pensamiento crítico que asegura que los empleados trabajan conjuntamente, centrados en el esfuerzo de hacer contribuciones medibles al negocio”. Pero quizás en donde el concepto tomó relevancia, fue la adopción de los OKRs por parte Google. Sistema, que como dicen muchos analistas, está en ADN de una de las empresas más importantes del mundo.
Dicho esto, volvamos a nuestra pregunta original: Cómo saber si un proyecto IT añade valor a la organización. Y quizás lo mejor sería conocer que conceptos y/o técnicas debemos utilizar para saber si lo hacemos. La respuesta es sencilla y difícil al mismo tiempo.
Veamos.
- Proceso Interno IT. Quizás la primera GRAN tarea que debemos impulsar es el proceso clave de adopción y aprobación de iniciativas de inversión IT. Por años hemos visualizado el “caos” es gestionar efectivamente los proyectos IT desde su concepción, la falta de “NOs” a iniciativas que no añaden ningún valor al negocio, y lo peor aún, decir SÍ a proyectos o iniciativas por pura “adulancia” con el usuario jefe de turno. El departamento de informática debe trabajar en definir (y mejorarlo continuamente) y comunicar a sus stakeholders, un proceso de valoración y aprobación de inversiones en IT de tal manera que todos estemos claros en los aportes reales a los beneficios del negocio. Definir, redefinir, automatizar y comunicar un proceso que muestre claramente el ciclo de vida de las inversiones IT y los beneficios al negocio es esencial y clave.
- Business Case IT. Otro de los eslabones perdidos de los departamentos de informática. Y tan sencillo que sería su implementación. Una métrica clara sería, proyecto que no tenga al menos 10% del TIR es automáticamente descartado. Por lo que el VAN (Valor Actual Neto) y TIR (Tasa Interna de Retorno) se consideran métricas claves en los objetivos del departamento IT. Entendible por todos y cada uno de los integrantes del departamento IT y comunicado perfectamente a sus usuarios clave.
- Portfolio IT. El departamento IT debe monitorear constantemente su cartera de proyectos, debe tener un promedio ponderado TIR de al menos X%, una desviación en tiempo, de no más del 10% de los tiempos de los proyectos y no deben exceder en un 5% (por ejemplo) el presupuesto del proyecto. Para ello es clara la gestión de dicho portfolio IT de manera automatizada, colaborativa y en la nube (preferiblemente). De tal manera de conocer si el departamento está en el camino correcto para conseguir sus objetivos.
- KPIs. Los indicadores de gestión en pleno siglo XXI son un must. Todo gerente que se precie de ello debe tener un conjunto de indicadores de gestión que le permita ver si está en la senda correcto. Con múltiples herramientas en la Cloud (por ejemplo productos Atlassian), se hace imperativo conocer aspectos clave de las inversiones IT tales como:
- Calidad
- Productividad
- Efectividad
- Eficiencia
- Gestión de los proyectos
- Mejores prácticas. La rueda ya ha sido inventada, estandarizar a aplicaciones, metodologías, procesos y prácticas IT se hace imperativo para el departamento. Adoptar aquellas prácticas que han probado tener éxito y centrase en añadir valor al negocio es esencial para el éxito de la empresa. Abrazar metodologías Agile, por ejemplo, motiva y crea equipos de alto rendimiento en los departamentos IT. Es por ello, que la formación continua y constante cobra fuerza en un entorno prolifero de muchas tecnologías y metodologías.
En resumen, añadir o crear valor debe convertirse en el Mantra de las organizaciones IT modernas. Y no solo desde la perspectiva económica – financiera (VAN, TIR, TCO), es imperativo adoptar otras estrategias como las arriba comentadas, para que el departamento TIC, y por ende la organización, gocen en el corto y medio plazo una posición competitiva de importancia.
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