Sientes que el departamento TIC o informático está lento, atrasado y anclado en el pasado. O como se dice que muchos son reactivos en lugar de ser proactivos. La vorágine del día a día consume a muchas direcciones IT y no les permite progresar y salir del “eterno” bache en el cual están inmersos. Se acumulan las incidencias, las peticiones no dejan de llegar, la presión por dar fechas no para, la documentación de los proyectos se pierde entre lotes de documentos, los KPIs no podemos realizarlos y los recursos compartidos (carpetas) de redes siguen devorando documentos de Excel, Word, etc. Qué ha pasado para llegar a este nivel, y quizás lo más relevante, qué podemos para salir de él.
Vivimos en un mundo que se ha denominado VUCAD (Complejo, Incierto, Volátil, Complejo, Ambiguo y Digital) que no nos da tregua. Y quizás la mala noticia es que esta tendencia no se revertirá fácilmente, por el contrario, irá a más. Afortunadamente, hay gente que ha pensado y ha propuesto metodologías y tecnologías que precisamente persiguen revertir esta sensación de gestionar a IT en una especie de eterno caos.
Hay herramientas y metodologías que precisamente persiguen facilitar la gestión o dirección de variables tales como:
- Comunicación: eterno eslabón perdido en el departamento TIC, peor aun cuando intentamos involucrar a los usuarios de negocios.
- Tiempo: poder optimizar el recurso más preciado de un departamento se hace prácticamente imposible, la sensación cuando retornamos a casa, después de una jornada laboral es de agobio
- Equipo: el potenciar a los equipos y sacar el máximo potencial de ellos también es una variable que a muchos nos cuesta, en particular para alcanzar objetivos para el negocio.
- Silos: el sempiterno modelo de gestión que se ha implementado inconscientemente, creo que si se hubiese planificado no hubiese salido tan bien la gestión por silos en IT.
Como te decía antes, han emergido tecnologías y herramientas que precisamente persiguen revertir esta situación de caos, y emprender una transformación del departamento de informática en toda su amplitud. Podemos en este caso acogernos al mantra propuesto Diego Pablo Simeone (técnico del Atlético de Madrid): “Partido a Partido”. En clara alusión que podemos aplicar cambios graduales en la manera de trabajar o gestionar al departamento IT, de hacerlo habremos dado pasos gigantes sin prácticamente darnos cuenta.
¿Pero qué significa transformar al departamento IT? Hemos querido dejarte algunas ideas que esperamos sean efectivas en el camino de propiciar un cambio y evolucionar en la gestión de la tecnología. Esas ideas son:
- Analiza la situación actual y ha donde quieres ir
- Hacer y preguntar qué hacemos, que queremos cambiar
- Qué KPIs o indicadores quieres mejorar
- Qué silo quieres eliminar, y por qué
- Con qué área de negocios quieres mejorar la comunicación
- Crear un visión de lo que queremos — Hacía donde queremos ir
- Con qué área de negocio quieres hacer equipo
- Buscar ayuda si es necesario — un consultor o proveedor puede apoyar
- Revisa herramientas de Atlassian
- Jerarquiza los problemas más acuciantes — Recuerda la regla 80:20
- Portal de incidencias —- Con acceso a los usuarios (Jira Service Desk)
- Agilidad —- Aprende a jerarquizar el trabajo
- Jira Sofware – Organiza los proyectos y su documentación
- Confluence — Base de conocimiento, inventario de equipos y gestión de proveedores
- Indaga nuevas Metodologías
- Agilidad, capacítate y aprende agilidad —— de seguro tu área de negocio lo agradecerá
- Involucra a usuarios claves — Dar acceso a herramientas colaborativas, ver punto 2
- Define un Proyecto Piloto
- Selecciona a un departamento o área de negocio aliado
- Dale acceso a las herramientas de gestión de incidencias — (Jira Service Desk)
- Dale acceso a la información / seguimiento de sus proyectos con SLACK o Jira Software
- Documenta su información con Confluence y por supuesto dale acceso
- Diseña Flujos de Trabajo
- Revisa el flujo de trabajo y comunicación con el área de negocio seleccionada
- Dibuja ese Workflow en Jira — y compártelo con tus usuarios claves
- Optimiza ese flujo de trabajo
- Elimina los Silos
- Utiliza Confluence (Atlassian) para documentar tus proyectos y relación con los clientes
- Dar acceso a los usuarios — La capacitación o formación es intuitiva
- Comparte con los usuarios los nuevos portales
- Experimenta con nuevas herramientas
- Experimenta con herramientas de nueva generación Slack, Trello, Zoom, etc.
- Experimenta con Plugins o Add-Ons de Atlassian hay algunos muy valiosos que te ayudarán en la gestión de los proyectos, por ejemplo: para gestionar horas imputadas a los proyectos, KPIs, gestión de proyectos, PMO, etc.
- Integra esas herramientas con Atlassian
El cambio empieza en ti. La transformación y mejora continua es una filosofía que suele gustar a los usuarios de negocio. Aplicaciones de nueva generación en la nuble (Cloud) y de bajo presupuesto son una oportunidad única para derrotar la inacción o pasividad en el departamento TIC.
Quizás no sea un lista de ideas completa, pero lo seguro es que es un buen comienzo. Te invito a que realices un Check-List de ellos problemas más comunes y graves de tu departamento TIC, y apliques las ideas que consideres para derrotar esas 4 variables que trae de cabeza a muchos centros de tecnología.
En ITMadrid IT Business School hemos capacitado y formado a profesionales en la gestión de proyectos de muchas partes del mundo. Te invitamos estar alerta y actualizado a las nuevas realidades de abordar la gestión de los proyectos.
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