El elemento central de cualquier departamento de informática o TIC es el proyecto. Cualquier iniciativa o tarea que se emprenda se debe convertir en un proyecto. De hecho, el producto o entregable final de la Planificación Estratégica TIC ha debe ser el portafolio o cartera de proyectos. El mismo, reflejará la estrategia a corto y medio plazo del departamento y de la organización en general en materia de tecnología.
Dicho portafolio o cartera de proyectos nos condiciona el presupuesto de inversiones (Capex). Que con la relevancia alcanzada por la tecnología en esta era digital, han crecido significativamente los últimos años.
Ahora bien, para gestionar efectiva y eficientemente ese portafolio de proyectos se requiere del rol de director o jefe de proyectos TIC. El garante y responsable último de dicha inversión.
En tal sentido para mejorar la gestión de los proyectos TIC o informáticos, os proponemos las siguientes mejores prácticas o tips:
- Realizar el ejercicio (al menos 2 veces al año) de Planificación Estratégica IT Agile. Céntrate en revisar el portafolio o cartera de proyectos. Re- jerarquiza, negocia e involucra a los stakeholders o Power Users clave. De ser posible, debe estar registrada en la PMO, en una herramienta colaborativa como Jira & Confluence, y con acceso a los responsables clave.
- Proyectos como inversión. Visualiza y considera los proyectos TIC como lo que son: una inversión. En él se invierten cuantiosos recursos de la empresa. Por lo que deberás, antes de emprenderlos:
- Calcular el valor que añaden al negocio (si es que añaden). Eso se hace con un Business Case TIC.
- Alinea los objetivos del negocio. Es decir, los proyectos deben encajar con objetivos de negocio. Sino encaja lo rechazas.
- Establece un baremo de ROI, por ejemplo, si la iniciativa propuesta no retorna al menos un X%, el proyecto potencial se rechaza. Es una excelente medida.
- Incluye un Business Case TIC en el ciclo de vida de los proyectos.
- Negocia y comunica al negocio estas propuestas
- Adopta el pensamiento Agile. Independientemente si lo deseas aplicar a ciertas iniciativas, comienza con pilotos y sigue mejorando continuamente. Agile- Scrum es una buena opción.
- Crea (o redefine) una PMO Agile. El portafolio o cartera de proyectos debe ser gestionada una “torre de control”, dicha torre ha de ser la PMO, y si es virtual (autoservicio) mucho mejor.
- Impulsa e implanta herramientas colaborativas de nueva generación en la nube. Es claro que Jira & Confluence de Atlassian son herramientas de estos tiempos. Incluyen todo tipo de Plugins para controlar las horas de los consultores contratados por proyectos, KPIs, GANTT, tareas, agilidad, Kanban, Informes, etc.
- Forma y capacita continuamente al personal TIC
- Crea un Dashboard con KPI TIC. Incluye los principales indicadores de las áreas TIC (Sistemas, desarrollo, infraestructura, etc.) En este excelente artículo: 5 indicadores o KPI clave para una efectiva gestión de los departamentos TIC o informática se exponen los principales indicados de gestión del departamento TIC
- Adopta el trabajo colaborativo. Comienza utilizando para ello herramientas como Jira y Confluence de la empresa Atlassian. Son el epicentro de una transformación y revolución del departamento de informática. Involucra a los usuarios de negocio, y ten presente que les gustará y bastante, y mejorará dramáticamente el nivel del departamento TIC.
Conscientes de ello, en ITMadrid IT Business School proponemos programas especiales que se orientan a incrementar la productividad de los departamentos y profesionales TIC. Abajo os dejamos un excelente programa de capacitación (Diplomado en IT Project Management) que abarca los antes mencionados tips y otras temáticas de interés.
