Por definición, unos de los conceptos reactivos más irrebatibles de los departamentos informáticos (IT) es la creación de un proyecto. Ante cualquier desafío o demanda de servicios tecnológicos por parte de las unidades de negocio, la reacción natural de los responsables de la tecnología es la creación de un proyecto. No importa su tipología, tecnología, presupuesto, servicio o tiempo, la creación de proyectos está en el ADN de los profesionales informáticos.
Con el tiempo, ese chorreo de proyectos va creando toda una fauna de proyectos difícil de mantener y soportar, no en vano, en promedio, la KTLO (Keep-The-Light-On) en muchas empresas alcanza hasta el 80% del presupuesto anual del departamento TIC. Es decir, solo el mantenimiento de la tecnología existente, puede abarcar hasta el 80% del presupuesto anual del departamento informático. En definitiva, productos de decisiones del pasado, los departamentos de informática deben mantener y dar soporte a una serie de tecnologías (en algunos casos divergentes) con altos costes, año tras año, para las organizaciones IT.
Es aquí donde necesitamos tecnologías y/o soluciones para organizar el caos que se ha generado en IT al paso de los años. Y no es solo que deban mantener y dar soporte técnico a tecnologías del pasado (Legacy), también han de lidiar con nuevos proyectos y retos que demanda el negocio. Al final en ciclo de los negocios es constante y continuo. El mantener a la empresa competitiva es todo un reto.
¿Y cuál es la solución? – Obviamente un nuevo proyecto. Ese proyecto lo denominamos Meta-Proyecto, ya que su objetivo es organizar y facilitar la gestión, tanto de los viejos proyectos (Legacy), como nuevos proyectos que demandan los usuarios. Ese Meta-Proyecto puede ser un salvavidas para muchos departamentos IT sumidos en el caos.
En plena era de Cloud Computing, Business Intelligence y tecnología Mobile, lo lógico sería pensar que desde cualquier lugar y dispositivo, podemos acceder al estado del proyecto, sus métricas, y lo más importante, que esa misma facilidad la tengan los usuarios finales para abrir un nuevo ticket, o simplemente consultar el procedimiento para realizar una tarea específica.
Atlassian, empresa australiana de nueva generación, precisamente ofrece eso. Herramientas que ayuda a los departamentos IT a ser más productivos y eficientes con sus recursos y presupuestos. Al fin de cuenta, de lo que se trata es organizar mejor el trabajo. El departamento de informática debe hacer un alto en sus actividades, y dejarse de realizar Team Building y eventos similares, y debe abocarse a organizar el caos que se ha creado a lo largo de los años.
Y que hacen los productos de Atlassian para mejorar la productividad de las organizaciones. Ofrece un portfolio de soluciones orientadas a “mejorar” la vida y salud de los departamentos TIC. Y lo hace a través de productos tales como:
- Jira Core. La gestión de los proyectos tradicionales de manera profesional, imagina todas las tareas llevadas a cabo en un proyecto: la toma de requisitos, el análisis, diseño, workflow (ciclo de vida del proyecto), y todo perfectamente en la nube y disponible desde cualquier dispositivo. Gestiona proyectos tradicionales, mide el rendimiento de esos proyectos, informes, trabajo en equipo, y todo de manera colaborativa. Una de las herramientas tradicionales de Atlassian.
- Jira Software. Una herramienta que facilita la gestión de los proyectos de nueva generación, incluyendo Kanban, Scrum, Agile, etc. Facilita el trabajo en equipo, perfectamente colaborativo y perfectamente integrado con los otros productos de Atlassian. En donde por ejemplo, podemos gestionar un proyecto, integrado con Confluence, y guardar toda la documentación que genera el proyecto de manera confiable y segura. Y quizás lo más importante, KPIs y estado del proyecto disponible para todos u en todo momento.
- Confluence. Un gestor documental colaborativo, facilita la gestión de toda la documentación que generan los proyectos consecuencia de una estela de actividades y decisiones que se realizan en el ciclo de vida de esos proyectos. Facilita, de manera integrada y colaborativa, la publicación de cualquier tipo de información, documento y/o métrica que pueda generar un proyecto, la gestión de éste, y cualquier tecnología que implementemos en el departamento. Confluence a su vez, es una herramienta válida para crear Wikis, Webs, Intranets y todo tipo de repositorio que mantenga la información requerida por la empresa en un único lugar, de fácil acceso y compartida por todos.
- Service Desk. Típica herramienta para gestionar tickets producto de incidencias, con toda la información que requiere el usuario final para poder abrir una incidencia de las aplicaciones que utiliza, con métricas de todo tipo, SLAs, y posibilidad de crear informes personalizados que incrementan el valor del negocio. Herramienta perfectamente integrada con las otras herramientas de Atlassian.
- HipChat. Chat corporativo, perfectamente integrado con las demás herramientas de Atlassian. A título de ejemplo, podemos guardar una conversación mantenida por Chat, como un documento de un proyecto. Incluye videochat, pantallas compartidas, integración, y más.
- Bamboo. Una herramienta que facilita que todo el código desarrollado en una aplicación pueda mantenerse y almacenarse en un único repositorio centralizado. Integrado y colaborativo tanto con equipos diversos y remotos, y fácil de mantener y configurar. Integración continúa, despliegue y entrega al cliente de manera automatizada.
Todos los productos perfectamente integrados y trabajando colaborativamente para facilitar una sana y efectiva gestión de los servicios tecnológicos que presta informática. Los usuarios finales pueden tener acceso a ella, con roles y permisos plenamente definidos y establecidos, y todo con las bondades y tecnologías que nos proponen los actuales momentos; multi-dispositivos y mobile. De tal manera, que un usuario final pueda acceder a consultar el estado de su proyectos, abrir un ticket producto de una incidencia ocurrida, visualizar los KPIs de una tecnología, y lo más importante, que el departamento TIC democratiza herramientas para que sus usuarios finales estén informados y comunicados en todo momento y ver cómo avanza su solicitud de servicios tecnológicos.
Las soluciones existen para organizar el caos IT, hace falta la decisión, y dedicar un pequeño presupuesto para lograr mejorar y mejorar la calidad de los servicios que presta TIC.
En resumen, cómo y dónde encajan estas herramientas en una estrategia IT sólida, sencillamente, en la frase:
“una eficiente y productiva gestión de los recursos IT redundará en una mejor calidad de los servicios proporcionados a los usuarios finales”.
Si quieres aprender y/o conocer como un Plan Estratégico IT y los productos Jira, Confluence pueden ayudar en la gestión de los recursos Informáticos, puedes consultar:
