Una de las funciones clave de la Dirección de IT (Informática) es la Gestión de la Demanda (IT Demand Management) de servicios tecnológicos. Entendiendo que estos servicios cubren un amplio abanico que pueden ir desde una simple incidencia, hasta la solicitud de proyecto estratégico para el negocio.
Esa demanda de servicios IT debe estar perfectamente definida, documentada y comunicada al resto de la organización. La dirección IT debe asegurar que se cumpla esa demanda y debe mantener un Backlog perfectamente gestionado para que las necesidades del negocio en materia de tecnología estén plenamente cubiertas. Lamentablemente en muchas organizaciones esto no transcurre de una manera sana y fácil. Mucha de la demanda IT se produce en conversaciones informales de pasillos, solicitudes por correo telefónico, tertulias de café, una llamada de teléfono, o simplemente surgen ideas en reuniones formales que se planean entre los diferentes usuarios de los departamentos.
Afortunadamente, los departamentos IT cuentan con una valiosa herramienta de gestión que las ayude a gestionar la demanda de proyectos, que les facilite el filtro de proyectos, y decir NO a proyectos que no estén alineados a objetivos de negocios, no añadan valor, o simplemente no cumplen con las métricas mínimas exigible a todo proyecto, esa potente herramienta IT es: El Business Case.
El Business Case es la herramienta (o estrategia) por excelencia de IT. Es que un Business Case ayuda a las organizaciones IT a decir que NO a proyectos o iniciativas que no añaden valor al negocio. Para lograrlo, no solo deberás incluir un Business Case en el procedimiento para definir proyectos (gestión de la demanda), sino que deberás aprender a calcular su rentabilidad y/o viabilidad financiera, así como todas las métricas necesarias para justificar ante los stakeholders la viabilidad o no de una iniciativa o propuesta de proyecto.
Un Business Case, entre otros apartados, debe incluir;
- Situación actual o de partida de la unidad de negocio, proceso, mejora o iniciativa que se quiere emprender
- Requisitos de alto nivel
- Definición de Stakeholders y sus expectativas
- Objetivo SMART a lograr con el proyecto
- Opciones o alternativas de solución – Con sus respectiva inversión, y de ser posible proveedores involucrados
- Métricas económicas – financieras (VAN, TIR, TCO, PAYBACK, ROI, etc.)
- Riesgos asociados a las opciones / alternativas
- Análisis estratégico de las alternativas
- Equipo de desarrollo (primera aproximación)
- Baremos de solución
- Recomendación final (Incluye decir que NO)
- Conclusiones
Si echamos un vistazo al Chaos Report (Informe del caos), podemos leer que las principales causas de falla de los proyectos son:
- Requisitos incompletos
- Falta de participación del usuario
- Falta de recursos
- Expectativas poco realistas
- Falta de apoyo ejecutivo
Todas esas causas enumeradas son detectadas, analizadas y documentadas en el Business Case que debemos preparar, con una pequeña inversión de tiempo en su elaboración, nos puede servir de mucho, para evitar y comprometer recursos, que como sabemos son cada vez más escasos. Y más aún, nos apoya en contribuir con buenas prácticas, buena gestión y mejor imagen del departamento de informática ante sus clientes internos.
En resumen, el Business Case es una excelente herramienta disponible para las direcciones IT, ya que con práctica contribuimos con proyectos cada vez más sanos y robustos, emprender solo aquellos proyectos que añadan valor a la organización, y lo más importante, transmitir a la organización una mensaje de que los proyectos son inversiones que comprometen recursos de todo tipo, y que tras un breve análisis del caso de negocio, es posible que digamos NO a proyectos o iniciativas que no estén alineadas a objetivos de negocio.
Más información en la elaboración y preparación de Business Case para IT:
