Con los años, los departamentos de informática o TIC, como consecuencia de las estrategias (consientes e inconscientes) que han implementado, han venido acumulando un variado arsenal de tecnologías que les compromete buena parte de su presupuesto y gestión. Hardware, software, metodologías, frameworks y servicios que se acumulan hasta conformar una especie de jungla en donde todo vale. Todo ello ejerciendo presión sobre los presupuestos TIC y la capacidad de respuesta a las necesidades de servicios y transformación demandadas por el negocio en plena era digital.
Inconscientemente se han instalado en el departamento informática una especie de zombies que en mucho casos son difíciles de erradicar, y que pasan (sin querer) a formar parte invisible del organigrama TIC.
Os presento los que a nuestro juicio son esos zombies y algunas ideas o propuesta para comenzar su eliminación total. Ellos son:
- Gestión por Silos. Los hay internos, es decir, dentro del departamento TIC, y externos, de cara al negocio. Cada caja del organigrama intenta ir a por libre, defendiendo su parcela, sin importar lo que pase con los demás. Una especie de territorio en donde nadie entra. Para erradicar esta mala práctica (zombie) proponemos trabajo colaborativo con herramientas de nueva generación, y por supuesto en la nube. Una buena idea de esas herramientas son los productos y soluciones de Atlassian, que no solo permiten trabajar entre departamentos internos TIC, sino que también dan acceso a las áreas usuarias a la información esencial sobre sus incidencias, peticiones y proyectos.
- Falta de comunicación con el negocio. Como consecuencia del punto anterior, es una práctica recurrente la falta de comunicación entre los integrantes del departamento TIC, y más profundamente entre TIC y el negocio. Como si de una caja negra se tratase. Hoy día, con las herramientas colaborativas y nuevas prácticas de trabajo en equipo, y conceptos como la agilidad, se potencia la comunicación en beneficio de la organización o empresa.
- Reactividad. Me preguntaba un CIO de una importante Panameña, como hacer para que el negocio no nos perciba como un departamento TIC reactivo y pasivo. Queremos ser un departamento proactivo. La respuesta es sencilla y completa al mismo tiempo: acercarse al negocio y aplicar el concepto de agilidad es una buena idea. Esta metodología basa sus valores en: la transparencia, centrarse y dar solución al cliente lo más pronto posible y por supuesto mejorar la comunicación con los puntos antes mencionados.
Ser ágil en esta era es una obligación no una opción.
- Falta de Innovación. El poco margen de recursos, en especial presupuesto, frustra la innovación TIC. No hay tiempo, no hay presupuesto y el personal está poco preparado. Se debe dar un paso a adelante y dibujar una caja en el organigrama con el nombre de Innovación, que se acerque al negocio, y junto a los usuarios se emprendan proyectos innovadores que impulsen la competitividad del negocio.
- Falta de agilidad. Definitivamente el siglo pasado nos dejó la burocracia. Procesos lentos y manuales, y una economía basada en el papel. Todavía persiste en muchas empresas, pero con conceptos como la agilidad y sus métodos (por ejemplo Scrum), podemos acercarnos al negocio y entregar soluciones y valor lo más pronto posible. Negociando con usuarios y consolidando equipos de alto rendimiento y desempeño. La agilidad ha venido para quedarse. La capacitación del personal TIC en procesos ágiles y la colaboración juegan un papel fundamental.
- Falta de Liderazgo y Transformación del negocio. Uno de los zombies clave es quien debe liderar la transformación de la empresa en esta era. Las culpas recaen sobre unos y otros. Reproches en época de fracaso. Pues bien, para erradicar este zombie las direcciones TIC debe dar un paso adelante e ir a por el negocio. Estudiar y entender sus necesidades y proponer (liderar) de forma decidida nuevos proyectos, servicios y productos que impulsen a la empresa. El CIO no debe dejar que le roben la billetera.
- Mantenimiento & Obsolescencia. Muchos analistas comentan que hasta el 70% del presupuesto TIC se destina a lo que se denomina “Keep the lights on”, esta condición deja poco margen a la innovación, mejora continua, transformación y creatividad para impulsar nuevos proyectos. Algunas ideas para aniquilar este zombie son: abrazar Cloud Computing, planificar la sustitución en función de la amortización financiera de vieja data, capacitar al personal en tendencias y crear un espacio en el organigrama para el departamento de innovación y creatividad.
Uno de los pasos anteriores no es el definitivo, pero de seguro será un gran paso para la empresa. El iniciar un cambio progresivo es clave para definitivamente sepultar los zombies que han acechado por tiempo los departamentos de informática.
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