Nuevos tiempos y desafíos demandan nuevas metodologías y mejores prácticas para afrontarlos. No podemos seguir gestionando proyectos IT con metodologías de hace 50 años. La vorágine que impone la era digital debe emprender y adoptar otras técnicas para mejorar la eficacia y productividad de las empresas. A título de ejemplo, la nueva generación de aplicaciones no hay ninguna duda que deben ser Cloud-Based, es decir, deben ser desarrolladas con una nueva mentalidad y que supongan una amortización de la inversión de al menos 10 años. Y por supuesto para la nube.
En tal sentido, os proponemos 7 estrategias esenciales que sin duda alguna apuntarán en la dirección de modernizar la gestión de los proyectos informáticos.
- Trabajo colaborativo en la nube. La nueva forma de trabajar ha de
ser colaborativa y en la nueva, involucrando desde el primer momento a los usuarios de negocio. Con las herramientas disponibles hoy días, a un precio realmente asequibles, es impensable seguir gestionando proyectos TIC con herramientas desfasadas y nada eficientes. Por ejemplo la gestión de proyectos con herramientas tales como Jira Software y Confluence de Atlassian, y todo un ecosistema de Plugins que nos facilitan el trabajo, es muy sencilla la gestión del proyecto de forma dinámica y productiva. - Una PMO Virtual (PMOV) TIC. Las PMO se han balanceado entre el éxito, fracaso y la burocracia, hay de todo. Una PMO IT al incluir una nueva “caja” en el organigrama de IT, demanda recursos, presupuesto, personal, y en muchos casos, puede ser percibida como una barrera que facilite el trabajo. Una PMO (Oficina de Proyectos TIC) virtual es una excelente alternativa a ello. Una PMO virtual IT se conceptualiza, instala y mantiene, de tal manera que sea de auto-consumo para los jefes de proyectos o persona que está el día a día en la gestión. Con las herramientas mencionadas en el punto anterior, podemos tener una PMO Virtual en pocos días, designado a una persona para su mantenimiento, y que ofrezca servicios de; plantillas, tutorías-coaching con videos online, documentación en línea, KPIs automatizados, etc.
- Un Business Case IT. Es obligado re-prensar y/o crear un Workflow (flujo de trabajo) de la gestión de proyectos IT en la empresa. IT debe aprender a decir no a propuestas de proyectos que no añadan valor al negocio. Para ello, un Business Case IT es ideal. Una excelente herramienta profesional y elegante para enseñar a los usuarios a generar y añadir valor con el negocio. Nuevamente este Business Case IT puede tener plantillas en las herramientas antes descritas y ser parte de todo un proceso de documentación y forma de trabajar colaborativamente, que vaya dejando la documentación y rastro del proyecto a desarrollar.
- Equipos multidisciplinares de alto desempeño. Está de moda definir equipos con personas de diferentes departamentos y competencias (áreas de la empresa) para abordar proyectos clave para el negocio. Cómo si creásemos un equipo SEAL para abordar una tarea en especial. Una vez finalizado el proyecto, cada miembro del equipo regresa a su puesto con toda una experiencia y bagaje de una riqueza importante para la empresa. Todo ello apoyado en los puntos antes mencionados,
- Aglie – Scrum. “La agilidad es el ibuprofeno para curar la burocracia”. La mentalidad ágil y el método
Scrum son clave para inyectar e impulsar una nueva mentalidad y cultura en la organización. No solo para gestionar proyectos IT, sino también para otras áreas del negocio como son marketing, RRHH, etc. Los principios de básicos de la agilidad, persiguen entre otras cosas, centrarse en dar resultados de calidad al negocio lo más pronto posible y al mismo tiempo potencial equipos de trabajo de alta disponibilidad y productividad. Muy necesarios en estos tiempos. - Indicadores o KPI de Proyectos TIC. Un era en donde se nos dice que “los datos son el petróleo del siglo XXI”, claramente no puede obviar o esquivar los indicadores clave de la gestión de proyectos IT. Los indicadores de gestión de proyectos IT son clave tanto para el equipo del proyecto como para los Stakeholders, y de nuevo, la mentalidad ágil y colaborativa antes mencionadas, son esenciales para tener “automatizados” en la nube los indicadores claves y necesarios para una efectiva gestión de proyectos IT. Por ejemplo herramientas como EazyBI un Plugin de Atlassian que se integra perfectamente con sus herramientas es excelente para lograrlo.
- Capacitación y mejora continua del personal. Quizás es el eslabón perdido de esta generación. Seguimos enfrascados en desarrollar y mantener aplicaciones legacy-obsoletas con la mentalidad del siglo pasado. Es el momento de dar un paso adelante y emprender quizás el punto más importante de este tema, la capacitación del personal.
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