Uno de los conceptos, o más bien, herramientas más poderosas con la que debería contar informática, definitivamente es un Business Case. Es la herramienta por excelencia para filtrar y/o valorar la potencialidad de iniciativas de proyectos. Y no solo para saber cuánto valor económico añade (o podría crear un proyecto), también nos sirve para decir NO a aquellas propuestas planteadas por los usuarios y que no tienen ningún encaje con los lineamientos corporativos, objetivos empresariales y/o no añaden valor al negocio.
Pero las preguntas clave son: ¿Dónde debería encajar un Business Case dentro de IT? ¿Quién o quiénes lo deberían elaborar? La respuesta la podemos resumir en pasos que debería realizar IT para profesionalizar IT y perseguir una madurez tecnológica que lo posicione como departamento clave en el negocio. Los pasos son:
- Gestión de la Demanda IT. Un elemento crítico en IT es la gestión de todas las solicitudes o peticiones que llegan a IT desde todos los rincones de la organización. Cuando la unidad responsable de gestionar la demanda, detecta una solicitud de proyecto, inmediatamente debe escalar dicha petición a la unidad responsable para que proceda a la elaboración de dicho Business Case. El procedimiento de gestión de la demanda deberá estar claro y bien documentado, ya que de no ser así, se genera el caos y cuello de botella que todos conocemos. Y quizás lo más importante, debe ser comunicado, tanto al personal IT como al resto de la organización (en especial a los key users).
- Elaborar o revisar el ciclo de vida de los proyectos. En lo posible, formal o informal, se debe analizar y documentar todo el ciclo o proceso que “atraviesa” un proyecto de principio a fin. Analizar cada paso es clave para una sana y efectiva gestión de los proyectos. El Business Case deberá estar al inicio de ese ciclo, y enlazado con el proceso de Gestión de la Demanda dentro de IT. El Business Case es el primer eslabón del proceso que da vida a un proyecto o no. Es clave como herramienta del buen Gobierno IT. Ayuda a formalizar las peticiones de usuarios, a la vez que apoya en el análisis integral del proyecto, como primera valoración de lo que realmente necesita un usuario. Es así que una vez de formaliza la solicitud de realizar un proyecto IT, se dispara el procedimiento de elaboración del proyecto.
- Quién lo debe elaborar. Claramente debe ser realizado por el director o jefe de proyecto relacionado con el área de la solicitud del proyecto. Por ejemplo, si es un proyecto de Business Intelligence, lo recomendable es que el responsable del área realice el Business Case. Todo ello con el apoyo de la PMO o la oficina de Gobierno IT.
- El rol de la PMO. Típicamente el rol que desempeña la PMO en la elaboración de un Business Case es de Coach. Una especie de rol asesor en el proceso. Deberá proporcionar las plantillas, capacitación o formación, y en general ir de la mano (si así lo requiere) del director o jefe de proyecto responsable de elaborar el Business Case. La PMO juega un papel clave en el desarrollo del documento y defensa final del Business Case.
En resumen, un Business Case es una pieza clave y estratégica en la consecución o no de objetivos IT. Crear un meta-proyecto (dentro IT) que lo instaure y considere como arma clave es fundamental para evitar el eterno problema de IT de proyectos fallidos y/o de mala calidad.
