Identificar la necesidad

Los antecedentes que justifican un proyecto deben quedar claros. Debemos definir si el proyecto surge por un problema existente, o se desea automatizar un proceso para ahorrar dinero e incrementar la eficiencia, o apoya a un nuevo servicio o producto, o es el reemplazo de una aplicación obsoleta, u otro origen que debemos documentar.Se debe profundizar e investigar las motivaciones que impulsan al proyecto, dejando evidente, a través del Business Case, las verdaderas razones de su propuesta. Algunos ejemplos de ello son:

• Sustituir la vieja Intranet Implementar un nuevo ERP Instalar Wifi en las oficinas Llevar a la nube el CRM Implementar Single-Sign-On (SSO) Crear un dashboard para la Junta Directiva de la empresa

Definir el objetivo

Es un paso obvio, lo que realmente es importante aquí es que sea medible o cuantificable en el tiempo. Suelen llamarlo objetivos SMARTs.

Identificar alternativas

Una vez definido el objetivo del potencial proyecto, el próximo paso es detectar o definir alternativas de solución. Lo ideal es que sean 3 alternativas ya que permite una sana comparación.En este punto es importante investigar un poco lo que nos ofrece el mercado. Usualmente los proveedores o consultores amigos suelen indicarnos soluciones adaptadas a nuestra necesidad.

Uno de los puntos a tener en cuenta es que necesitamos comprar soluciones en lugar de productos. Obviamente, que al final tendremos un producto o servicio, pero debe estar perfectamente alineados a la necesidad planteada en el punto 1.

Investigar y recopilar datos

Definidas las alternativas de solución, lo siguiente es investigar y recopilar información de las alternativas definidas en el paso anterior. Hablar con proveedores y solicitarle propuesta o presupuesto es una de las primeras opciones, que estén bien documentadas, de ser posible que nos muestren una experiencia y trayectoria en el área de nuestro potencial proyecto.Debemos investigar entre otras cosas:

• Inversión monetaria necesaria
• Tiempo de entrega de la solución
• Recursos humanos involucrados (internos y externos)
• Recursos técnicos necesarios
• Riesgos asociados a la solución
• Experiencia con o en otros clientes
• Benchmarking si aplica
• Etc.

Realizar el análisis económico-financiero de las alternativas

Con los datos investigados es tiempo de analizar financieramente las alternativas de solución definidas. Por cada alternativa se debe evaluar y calcular lo siguiente:

• Flujo de caja neto del proyecto
• Valor Actual Neto (VAN)
• Tasa Interna de Retorno (TIR)
• Payback
• Retorno sobre la Inversión (ROI)
• TCO (Total-Cost-of-Ownership)
• Punto de equilibrio (de ser necesario).

Para realizar el análisis financiero de las alternativas propuesta es necesario que el departamento de finanzas de la empresa nos proporcione:

• El tipo de interés aplicable a proyectos similares en la empresa
• El tipo de amortización de activos aplicables
• La tasa o tipo impositivo aplicable a la empresa

El análisis financiero de las alternativas nos permite conocer cuánto valor crea el proyecto potencial a la empresa.

Decidir o seleccionar la mejor alternativa

Uno vez con los números financieros es tiempo de seleccionar la mejor alternativa. Más bien, se trata de proponer cual alternativa favorece más a los intereses de la organización.El análisis financiero no es suficiente, han de incluirse otras variables tales como:• Estratégicamente cuál alternativa es mejor

• Recursos Humanos impactados Curva de aprendizaje para la empresa.Se trata de una decisión o camino que hay que proponer ante un comité o instancia del potencial proyecto

Analizar y valorar riesgos

Con la alternativa seleccionada se han de definir riesgos potenciales de ella. Midiendo su impacto y probabilidad de ocurrencia, así como la estrategia de mitigación de cada uno de los riesgos detectados.Los riesgos son eventos, que si ocurren impactan (generalmente) negativamente al proyecto y al logro de los objetivos empresariales. Es por ello, que resulta estratégico el valorar los riesgos de la alternativa propuesta. Tradicionalmente los riesgos han estado ligados a recursos de todo tipo:

• Presupuesto. Es muy común que un proyecto se salga del presupuesto inicial. Un 10% de desviación puede ser aceptado, aún cuando esto depende del tipo de proyecto.
• Tiempo. Otro recurso escaso, hoy día uno de los activos más preciados
• Recursos Humanos. Abandono del jefe del proyecto, o dimisión de recursos clave.

Definir la metadata del Proyecto

Los potenciales proyectos tienen sus datos, algunos de ellos lo debemos pre-definir, ya que ello avala y da fuerza para su aprobación ante un grupo. Es así que debemos incluir (muy de alto nivel):• El director o jefe del proyecto

• De ser posible el equipo del proyecto
• El proveedor propuesto con su oferta económica
• El GANTT muy de alto nivel (insisto)
• Los principales hitos y entregables del potencial proyectoToda esta información será base para la preparación del Project Charter y la reunión de Kick-Off una vez que el proyecto sea aprobado.

Documentar y comunicar el Business Case IT

El paso final, y el que aglutina lo que hemos realizado hasta ahora. Ideal es que sea un documento estándar y disponible para todos. Usualmente en custodia de la Oficina de Proyectos – PMO. El documento, presumiblemente en MS Word®, contiene los siguientes apartados:

• Un resumen ejecutivo
• Los antecedentes y definición del problema
• El objetivo a alcanzar
• Las alternativas valoradas
• El resultado de la valoración económica
• La alternativa recomendada
• Los riesgos y sus estrategias de mitigación
• La metadata del proyecto

Una vez finalizado el documento, si procede y es requerida una presentación formal, se debe preparar una presentación basada en diapositivas, que muestre sucintamente lo mismo del documento del Business Case.