Una vez elaborado el Plan de Sistemas IT Agile (o en la medida que lo formulamos), una necesidad imperiosa y obligada es documentar y comunicar el plan IT. Independientemente de su tipología, vigencia y alcance, toda la información recopilada, así como los necesarios KPI deben ser organizados, documentados y difundidos a los stakeholders clave del negocio (y del Plan).
Existen básicamente tres (3) formas tradicionales de documentar el plan, veamos:
- Individual (Tradicional). Durante las décadas de los años 80-90, los planes se documentaban en documentos tradicionales (MS Word o Excel) que los gerentes imprimirán y mantenían en sus escritorios para hacerle seguimiento y control. Los libracos con el Plan, usualmente perdían vigencia muy rápidamente. E incluso, muchos de ellos quedaban como el resultado de un ejercicio aspiracional y futurista.
- Red (SharePoint e Intranets). Con el avance y popularidad alcanzada por Internet y la Web, algunos gestores optaron por colgar, en un avance de colaborar, los documentos elaborados con el Plan en su respectivas carpetas para que fuesen compartidas con los usuarios autorizados para tal fin. Mismo fin que el mencionado en el punto anterior, pero con la ventaja de estar digitalizado y compartido en algún recurso de red. Aun cuando no dejaba de ser un “tocho” de proporciones importantes. Los planes, bajo este enfoque documental son difíciles de gestionar y controlar.
- Colaborativo. Ya en la década de los 21XX, y con el nacimiento de herramientas colaborativas como Jira y Confluence (Atlassian), comienza la denominada era del trabajo colaborativo. Ya el plan no se desarrolla una única persona, sino más bien, bajo el liderazgo de algún responsable, el Plan Estratégico IT se formula y confecciona colaborativamente. Es decir, varias personas trabajan simultáneamente en el plan en herramientas de nueva generación, como lo son los productos de la empresa Atlassian. Y mucho más si el plan IT es agile, es decir, el Strategic Owner va actualizando el plan y sus estrategias en una herramienta colaborativa como Confluence.
En la era de Cloud Computing y el avance de la movilidad e interconexión, el acceso a estas herramientas colaborativas es una ventaja considerable, algunas de esas ventajas son:
- Un único repositorio con el plan IT actualizado
- Acceso solo a las personas autorizadas
- Ya no existen los tradicionales documentos en MS Word o Excel
- Posibilidad de jerarquizar y actualizar las estrategias IT en un solo instante.
- Facilidad de asignar o designar a los responsables de ejecutar las estrategias definidas
- Posibilidad de dar seguimiento y control a la ejecución del plan desde cualquier lugar y dispositivo
- Entre muchas otras
En resumen, documentar y comunicar el plan estratégico IT nunca ha sido tan sencillo con herramientas como Jira y Confluence. Se facilita la gestión, y quizás lo más importante, los stakeholders de negocios siempre tendrán acceso a la última información disponible o estado de como avanza su estrategia IT y/o proyecto. Y todo de forma ubicua, es decir, desde el PC, Tablet o teléfono.
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