A principios del año 2000, amparado en la creación que sería una estrategia sólida, muchas organizaciones TIC comenzaron a implementar PMOs (Oficina de Gestión de Proyectos) de todo tipo. Durante 2008-2012 esa estrategia fue a más y proliferaron todo tipo de PMO a nivel global. No obstante, muchas organizaciones no conocieron o se enteraron lo que realmente significa: Qué es una PMO. La instauración de muchas PMO fue más una cuestión de moda tecnológica que basada en fundamentos estratégicos para las organizaciones. Las evidencias así lo demuestran, y en múltiples consultorías y formación impartida a todo tipo de empresa, evidencio en primera persona el mal uso del concepto de PMO en las empresas.
Ya a partir del 2012 comenzó con fuerza un concepto conocido como el Movimiento Agile. Y no menos que las PMOs, se empezó a poner de moda el término transformación digital. Desde allí muchas PMO TIC se “enfriaron” y han estado en una especia de estado que podemos definir de “stand by”.
La fuerza del agilismo o agilidad como se conoce es imparable, y métodos como el Scrum se imponen y expanden rápidamente entre los departamentos de tecnologías de las grandes empresas. No menos decir, que en muchas ya el concepto ha sido adoptado en consultoras, start-ups y fábricas de software a nivel global.
Pero la pregunta clave que surge es: ¿Qué hacer con la PMO que tenemos instauradas en la empresa? ¿Qué rumbo deberían adoptar a partir del denominado movimiento Agile? ¿Es compatible la actual PMO con el método Scrum, por ejemplo?
Efectivamente, pueden pasar una de 2 cosas: que la PMO pueda ser de alta ayuda para la transición e incorporación de Agile a la empresa, o por el contrario, se puede convertir en todo un reto y desafío para los gestores IT. De no hacerlo bien, la lucha de poderes está garantizada.
Alguna de las claves para re-lanzar una PMO en la era Agile son:
- Formación y capacitación de los equipos. Es claro que un proceso de formación de los nuevos equipos es fundamental. Formar a los Scrum Masters del futuro es clave para el éxito en los nuevos proyectos. Ese conocimiento debe ser traspasado a las PMOs para solidificar y/o expandir sus competencias.
- No todos los proyectos deben ser Agile. Efectivamente, hay proyectos IT que por naturaleza son más apropiados para aplicar una metodología tradicional o una Agile. En cualquier caso, el equipo de la PMO debe crear los mecanismos para que el departamento IT sepa en todo momento que método es más apropiado en cada caso.
- Scrum Master. La inclusión de un Scrum Master a la PMO es crucial. Una de las funciones del Scrum Máster es velar porque se aplique y se cumplan los principios de Scrum efectiva y apropiadamente en cada proyecto. Su inclusión a la PMO conlleva consigo el velar porque esta buena práctica continúe y se preserve.
- Reducir Residuos. Una de las mejores prácticas que implica aplicar Scrum, son el uso de mejora continua, ese proceso debe ser trasladado e incorporado a una PMO Agile. De tal manera, que se cumplan a rajatabla los principios de Scrum
- Cambiar su nombre. De PMO a PMO Agile (o ágil), aun cuando es un cambio menor, el efecto en el equipo puede ser de impulso y/o re-lanzamiento.
- Re-definir la funciones de la PMO. Está claro que el incorporar el método Scrum (por ejemplo) a una PMO, se deben revisar las funciones que debe realizar la PMO en general, ya que por su naturaleza, Scrum tiene su propio léxico y eventos que deben ser realizados para una aplicación efectiva del framework.
- Métricas y reporting. Tradicionalmente es una función de las “viejas PMO”, en un mundo Scrum esas métricas deben ser revisadas, dando paso, a por ejemplo, aplicaciones en la Nube de nueva generación como puede ser Atlassian (Jita Software y Confluence). Ya esta nueva generación de herramientas, incluyen todo tipo de métricas e informes completamente adaptados a SCRUM.
Y en general, las PMO tradicionales (o cascadas) deben adoptar e incorporar las nuevas tendencias y mejores prácticas para el desarrollo de proyectos. Los métodos Ágiles no son la excepción, y si queremos ser efectivos en su aplicación, las PMO debe re-pensarse y/o re-lanzarse para que continúen su trabajo de gobernanza en pro de la productividad en la gestión de proyectos TIC.
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