Una de las estrategias que sin duda alguna ha alcanzado más relevancia en el sector IT en los últimos años, es incuestionablemente la implantación de una Project Management Office (PMO). Para entender bien su importancia debemos revisar qué es una PMO, especie de torre de control o alcabala para controlar y dar seguimiento a la cartera o portfolio de proyectos informáticos emprendidos por una organización.
Desde que se popularizaron el concepto, han surgido diferentes tipologías o tipos de PMO, desde la tradicional torre de control que comentábamos, hasta los exquisitos centros de excelencia para controlar proyectos de alto nivel. No obstante, en la práctica diaria en las empresas, podemos observar la existencia de todo tipo de PMO, parece que cada organización adopta y adapta el concepto de acuerdo a sus necesidades particulares. Es común ver ofertas de empleo buscando profesionales PMO con experiencia en Java o .NET, como si las PMO fuesen a reemplazar a las Software Factory o a los desarrolladores de software, incluso existen jefes de proyectos “picando código” dentro de una PMO.
Por otro lado, la importancia alcanzada por la tecnología de la información y comunicación en las empresas, la necesidad de visualizar a los proyectos como inversiones, y la creciente necesidad de evitar proyectos de mala calidad y fuera de alcance y presupuesto, han hecho necesaria la adopción de una PMO que frene cualquier riesgo asociado a las inversiones IT. No obstante, con su evolución natural, el día a día le ha sumado a las PMOs, funciones para las cuales no está, o sencillamente, no corresponde al concepto formal. Ellas son:
- Controlling financiero del presupuesto IT
- Planificación estratégica de la tecnología
- I+D+i en el área de tecnología
- Gobernanza IT
Ante este reto, válido por naturaleza y evolución del propio concepto de PMO, se requieren profesionales con competencias adicionales, que en muchos casos los gestores de la PMO evidentemente no poseen. Esa suma de funciones va creando una especie de súper organización, que no solo es responsable de las tareas tradicionales de una PMO, sino también que debe controlar órdenes de compra, presupuesto, portfolio de proyectos, estrategias IT, KPI, evaluar nuevas aplicaciones y/o servicios IT, y lo más grave, va sumando funciones a capricho o necesidad de los responsables informáticos.
Quizás lo importante y que debemos resaltar en una PMO, es el objetivo que queremos alcanzar con ella en el departamento IT en su conjunto. Entiéndenos que es difícil de visualizar “tendencias” de una PMO en plena vorágine diaria, no obstante, es recomendable un alto para analizar lo que hemos hecho y quizás lo más importante, lo que queremos hacer de cara al futuro.
StrateTI: framework para crear un Plan IT lo formula y define claramente: lo importante es la visión de la IT que queremos, qué deseamos alcanzar (objetivos) y el cómo (estrategia) lo vamos a lograr. Y es precisamente en el cómo donde la PMO entra en acción.
Definidos esos objetivos y estrategia (PMO) para alcanzarlos, procedemos a definir la estructura u organigrama de la PMO qué queremos en el departamento IT, de tal manera, que la PMO responda a sólidos criterios del management, y no convierta a la PMO es una especie de cajón de sastre en donde cabe cualquier tipo de necesidad, requisito o concepto de turno.
La PMO es una poderosa estrategia IT, que sin duda alguna ayudará a los departamentos de tecnología en alcanzar sus objetivos con profesionalidad, algunas de las funciones que una PMO vienen o debería sumar son:
- Nuevas Metodologías de gestión de proyectos (Agile SCRUM, Lean IT, Kanban)
- Herramientas de apoyo a la gestión de los proyectos en la Nube (por ejemplo, Atlassian JIRA)
- Planificación estratégica IT – Ver más allá de la curva y alinearse a las necesidades del negocio
- I+D+i monitorizando y buscando soluciones tecnológicas que añadan valor a la organización
- Un Business Case, como herramienta o filtro para iniciativas de proyectos IT
- Toma de Requisitos de servicios / proyectos IT como medida de control previo a la calidad de los proyectos
- Un dashboard de la función IT, que muestre indicadores de gestión del departamento en su conjunto
En resumen, una PMO es una excelente arma estratégica de la cual informática puede disponer. Pero para mayor efectividad en su implantación debe responder a sanos y robustos principios de gestión (StrateTi), y no a esa especie de conformismo que como vaya viniendo vamos viendo, que a la larga lo que trae es confusión, caos y mal clima organizacional en los departamentos de informática.
