Por lo general el backgroud de los responsables de informática (como es lógico) es netamente técnico. Personas que provienen del área de programación o sistemas, y con los años, y el conocimiento del negocio que van acumulando ascienden a posiciones de responsabilidad. Con la “democratización” de tecnología y la persistencia de proveedores, las áreas de negocio lo tienen más sencillo a la hora de acceder a conceptos tales como Business Intelligence, Cloud, IA, CRM, etc, por solo mencionar unos pocos. Hecho que impulsa y lanza a la organización la popularmente conocida IT Shadow.
Tradicionalmente los responsables de la tecnología de la información en la empresa deben realizar “el ejercicio” de formular o crear un plan anual de sistemas o plan estratégico de informática (tiene muchas acepciones). Como resultado de ese plan se genera un “tocho” con propuestas estratégicas de todo tipo, obviamente todas ellas principalmente técnicas, ya que nuestra gente de tecnología suele sentirse más cómoda en ese terreno.
El Plan Estratégico es un ejercicio formal que muchos CIOs realizan de forma casi automática
Con el tiempo, y como mucho sabemos, muchas de esas estrategias y planes definitivamente no son implementados. Y todo debido principalmente a la vorágine del entorno, los cambios y demandas de nuevos servicios, la competencia y las innovaciones que provienen del entorno en la empresa.
El proceso de planificación estratégica IT se convertía así en un mero formalismo.
Con el tiempo, el “tocho” va quedando obsoleto, y difícil de seguir y gestionar. He visto como muchos planes estratégicos de IT quedan rezagados y cargados de buenas intenciones o idea.
Movimiento Agile al rescate
Una especie de framework cuyo intento supremo pasa por definir que es Agile:
- Satisfacer las necesidades del cliente en el menor tiempo posible y a través de entregas continuas
- El plan debe ser dinámico y adaptativo a los cambios en el entorno (interno y externo). Bienvenidos los cambios de estrategias y rumbo en la empresa
- El plan debe estar siempre vigente
- El equipo es fundamental y central
- El usuario de negocio debe estar al frente de las necesidades, trabajar colaborativamente con el personal de IT para ofrecer la solución deseada (así eliminamos el IT Shadow)
- Estrategias implementadas. El desarrollo de las estrategias y/o proyectos es incremental – Aportando valor al negocio de forma progresiva y efectiva
- Los equipos se auto-organizan para lograr los objetivos
- Reuniones cara-a-cara para mejorar continuamente el rendimiento del equipo
Todo esto es Metodología Agile.
Ahora bien, primero debemos crear o formular Plan IT “base cero” con StrateTI (Framework para crear un Plan IT), el mismo debe incluir:
- Análisis del entorno (externo e interno)
- Rumbo: Mantra, visión y misión – Objetivos SMARTs / OKRs de negocio – Nos da la alineación
- Estrategias IT de nueva generación
- Cultura, organización y cambio
- Proyectos y programas
- Finanzas IT
- Operaciones IT
- Comunicación y seguimiento y control del plan
Lo que proponemos es crear y adaptar el plan siguiendo los principios de Agilidad y el método más popularmente utilizado en Agile: SCRUM. Para ello debemos definir un conjunto de elementos alineados a los conceptos de Agile-Scrum. Ellos son:
- Strategic Owners. Los usuarios clave de las áreas de negocio.
- Strategic Team: Conformado por el CIO, directores IT y responsables Strategic Owners.
- Strategic Backlog: Conjunto de estrategias IT perfectamente jerarquizadas
- Strategic Sprint Backlog: Tareas o proyectos requeridos para implementar una estrategia IT
- Strategic Sprint: es una iteración de 6 meses, para lograr entregar una solución funcional al cliente
- Monthly Sprint Review: Reunión mensual de seguimiento del plan. No más de 30 minutos
- Strategic Sprint Review: Reunión semestral que revisa lo alcanzado durante el Sprint de 6 meses. Incluye al Strategic owner.
- Strategic Sprint Retrospectiva: Reunión semestral, que revisa el Plan estratégico y prepara al equipo para el próximo Sprint. Incluye al Strategic owner.
Como veis, el movimiento Agile y el método Scrum encajan perfectamente con la creación y gestión del Plan estratégico IT Agile de nueva generación. Con la intención de no convertir el Tocho en un dinosaurio, dotamos al Plan de Sistema de Agilidad de tal manera, como decíamos antes, siempre esté vivo y actualizado.
Como conclusión sería muy importante que dicho Plan IT este almacenado en la nube en alguna herramienta colaborativa de nueva generación como lo son los productos Jira y Confluence de la empresa Atlassian. Poder acceder a los KPIs, informes y seguimiento del Plan es esencial para que el Strategic Team (equipo de Planificación Estratégica) esté siempre comunicado, no importa el lugar donde se encuentre.
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