Qué es un Business Case
Un Business Case o caso de negocio es un instrumento o herramienta estratégica, que sirve para valorar y tomar la mejor decisión de inversión en iniciativas o proyectos propuestos por los usuarios o el negocio, y el propio personal del departamento TIC. Y todo con el objeto de organizar, planificar y jerarquizar los proyectos que deben emprender en el corto, medio y largo plazo.
Es una de las herramientas más injustamente infravaloradas por los departamentos de una empresa.
Un Business Case debería ser el inicio de cualquier proyecto, una especie de ante-proyecto o análisis de factibilidad de los proyectos, basta con definir una oportunidad de inversión para valorar su alcance y la oportunidad o no para el negocio. El Business Case valora si el proyecto (o iniciativa) es rentable para la organización, y lo más importante, si el proyecto futuro añade valor a la empresa.
Muchos profesionales, incluyendo a los Analistas, Jefes de Departamento, Jefes de Proyectos, inician proyectos sin valorar alternativas al proyecto, si el proyecto es realmente útil para la empresa, si está alineado a los objetivos corporativos, si tiene un VAN o TIR positivo, y si por el contrario satisface las necesidades, no solo de los usuarios, si no los stakeholders.
Muchas veces nos encontramos ante la imperiosa necesidad de abordar proyectos, simplemente por que lo mandan «los de arriba», la gerencia o la alta dirección así lo requiere. Pero hemos pensado si la inversión es realmente efectiva? Tiene un ROI atractivo, supera el coste del capital de la organización, etc.
El Business Case debe ser el documento que ha de ser llevado ante un comité, a objeto de ser valorado por financieros, abogados, directores y usuarios de áreas, que al fin y¡ al cabo serán los grandes beneficiarios del proyecto.
Dónde podemos aplicar un Business Case
La respuesta corta: siempre. No obstante, es válido en las siguientes situaciones:
- Cómo herramienta comercial o de ventas. Los consultores pueden ayudar al cliente a analizar situaciones complejas, en donde es posible mejorar la productividad de algún proceso o área de negocio. Por ello, es clave para todo comercial o vendedor TIC,
- PMO. Las oficinas de proyectos TIC deben velar por la gobernabilidad de las TIC, y un Business Case es clave para valorar proyectos y decir NO a proyectos que no añaden valor
- Jefes de proyectos. Justificar proyectos potenciales y/o iniciativas que mejoren al negocio, por ejemplo:
- Blockchain
- Cloud Computing
- SaaS – IaaS
- Big Data / Data Analytics
- Machine Learning / Inteligencia Artificial
- Desarrollo de Apps y/o software
- Etc.
Pasos para crear un Business Case
- Definir el potencial proyecto y sus objetivos
- Enumerar los antecedentes y/o problemas a solucionar
- Identifica alternativas de solución
- Recopila Datos. Realizar investigación y recabar información
- Calculas las métricas: VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de Retorno del Proyecto), TCO (Total-Cost-of-Ownership), Flujo de Caja neto y ROI (Return of the Investment)
- Valorar los Riesgos y crear una estrategia para mitigarlos
- Preparar una estrategia para presentarlo y comunicarlo
- Conceptualizar muy bien el alcance del proyecto (Cloud Computing, Analytics, BI, Marketing, , etc.)
- Estimar bien las fecha estimada de su implantación
Ejemplo práctico de un Business Case
Supongamos que una empresa de retail necesita implementar un nuevo sistema de gestión de inventarios para reducir pérdidas y mejorar la eficiencia operativa. El business case para este proyecto incluiría:
- Problema identificado: Pérdidas significativas en el inventario actual debido a la falta de un control preciso en tiempo real.
- Solución propuesta: Implementación de un sistema de gestión de inventarios basado en tecnología RFID para seguimiento en tiempo real.
- Costos: Incluyendo la compra del software, instalación, y capacitación del personal, el proyecto tendría un costo inicial de $100,000.
- Beneficios proyectados: Se espera una reducción del 30% en pérdidas de inventario, lo que podría traducirse en un ahorro de $200,000 anuales.
- Riesgos: Implementación fallida debido a la resistencia al cambio por parte del personal.
Este análisis detallado demuestra si el proyecto debe avanzar o si no es rentable desde una perspectiva empresarial.
Business Case vs Project Charter: diferencias clave
Es común confundir un business case con un project charter. Aunque ambos documentos son importantes en la gestión de proyectos, tienen propósitos distintos. Un business case se crea antes de que un proyecto sea aprobado y tiene el objetivo de justificar la inversión. Por otro lado, el project charter es un documento que se redacta una vez que el proyecto ya ha sido aprobado, y detalla los objetivos, roles y responsabilidades del equipo.
En resumen, mientras que el business case está orientado a probar la viabilidad del proyecto, el project charter está más enfocado en su ejecución.
Análisis financiero en un Business Case: cómo justificar la inversión
El análisis financiero es uno de los componentes más críticos. Es aquí donde se determina si la inversión inicial justifica los beneficios a largo plazo. El cálculo de retorno de inversión (ROI), el valor presente neto (VPN) y el análisis de payback son algunas de las herramientas que se utilizan para cuantificar el valor de un proyecto.
Un aspecto importante en los proyectos de TI es que muchas veces los beneficios son difíciles de cuantificar en términos financieros directos. Aquí es donde entra en juego la capacidad de los líderes de TI para explicar cómo la inversión en tecnología puede traducirse en eficiencia operativa y mejor competitividad a largo plazo.
Errores comunes al crear un Business Case y cómo evitarlos
Algunos de los errores más comunes que se cometen al redactar un business case incluyen:
- Subestimar los costos: A menudo se dejan fuera ciertos costos indirectos como la capacitación del personal o los mantenimientos futuros.
- No incluir un análisis de riesgos adecuado: Todo proyecto tiene riesgos, y no considerarlos puede llevar a sorpresas desagradables durante la ejecución.
- Falta de alineación con los objetivos estratégicos: Un business case que no está alineado con las prioridades estratégicas de la organización rara vez será aprobado.
Conclusión
En resumen, un Business Case es un instrumento de gestión para los profesionales de IT, que apoya la definición y clarifica si un proyecto añade o no valor a la organización, o si por el contrario, es una inversión que no ha sido perfectamente definida y contrastada con soluciones alternativas dentro o fuera de la empresa.
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