Que es una PMO

Introducción

Para ITIL® el “producto” por excelencia de TI es un servicio informático. Para implantar dichos servicios, el personal informático (TIC) generalmente utiliza el concepto de “proyecto” para planificar, dirigir, organizar, y entregar la solución demandada. Podemos definir un proyecto como:

«un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado idealmente en tiempo, inversión y alineada a los objetivos organizacionales«.

Con la globalización, los avances tecnológicos, ciclos de económicos más cortos y complejos, nuevos modelos de negocio, y en general, una mayor competitividad en el mercado, las organizaciones presionan a los departamentos informáticos por servicios informáticos que les permitan estar un paso adelante de sus competidores y mejorar su posición en el mercado. Obviamente, dicha presión se traslada a IT, quien las convierte en proyectos de todo tipo. Ejemplo de ello, resultan en aplicaciones de e-Commerce, ERP, Big Data, IOT, Inteligencia Artificial, CRM, Business Intelligence, una Cloud Privada, una red WIFI, un nuevo centro de cómputos, un nuevo servidor de e-Mails, entre otros.

Todo ello redunda en un grupo de proyectos que deben ser dirigidos y coordinados de manera simultanea, productiva y que generalmente tienen tiempos de entrega bastante ajustados por parte de los usuarios demandantes. Desafortunada e históricamente existe una alta tasa, que muchos la sitúan alrededor del 70%, en fracasos o fallas en la ejecución de los proyectos tecnológicos. Motivo por lo cual se ha estigmatizado a muchos departamentos informáticos como un mal necesario, o un grupo de personas sin conocimiento del negocio, y menos aún sin ninguna “sintonía” con las necesidades y objetivos empresariales.

Para minimizar los riesgos en la entrega de los proyectos, y al mismo tiempo alinear los proyectos a las necesidades reales del negocio, ha emergido con fuerza en los últimos años el concepto de Oficina de Proyectos, conocido popularmente como PMO (Project Management Office), que trata en todo caso, de levantar la mala imagen y reputación del departamento de IT, y al mismo tiempo tratar de cumplir con los objetivos de los proyectos definidos, y por ende, los de la organización.

Definición o concepto de PMO

Qué es una PMO:

«Una oficina de proyectos (PMO) TIC se define como una unidad organizacional, física o virtual, especialmente diseñada para dirigir,  controlar y mejorar el desarrollo de un grupo o cartera de proyectos tecnológicos de manera simultánea, todo con el objetivo de minimizar riesgos (tiempo, demora, inversiones, etc.) e incrementar el ROI de la organización.»

El  PMBOK® por su parte la define como “una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo” . Es una entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias y de negocios de la organización. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades específicas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o ambos.

14 Características de una PMO

1. Actúa como un órgano de gobierno sobre los proyectos (Gobierno IT).
2. Posee respaldo de la alta dirección de IT.
3. Roles y autoridades perfectamente definida.
4. Dependiendo del tamaño de la organización podrá tener entre 1 – 6 personas.
5. Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO.
6. Identificación y desarrollo de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas.
7. Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentación compartida.
8. Dirección de configuración centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO.
9. Repositorio y gestión centralizados para riesgos compartidos y únicos para todos los proyectos.
10. Oficina central para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.
11. Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos
12. Una plataforma guía para directores del proyecto.
13. Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbito empresarial.
14. Coordinación de los estándares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organización de evaluación de calidad de personal o de estándares interna o externa

Ventajas y desventajas

Entre sus principales ventajas:

• Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando así riesgos de fracaso
• Procesos y métricas estándar para todos los proyectos
• Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos

Entre sus potenciales desventajas:

• Puede ser percibida como un ente burocrático, una departamento más
• Personal no preparado puede ser un riesgo
• Falta de herramientas de automatización de los procesos
• Puede ser difícil medir el éxito de una PMO
• La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos

Tipos de PMO

Casey y Peck plantean modelos fundamentales de PMO. Ellos son:

1. Weather Station (Estación meteorológica), una especie de PMO cuya misión esencial es emitir informes y métricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO
2. Control Tower (Torre de control), ejerce un poco más de control sobre los proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de éstos. Incluso estandariza políticas y procedimientos para gobernar planificación, ejecución y gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creación de un comité para seleccionar y definir estándares sobre los proyectos.
3. Resource Pool, corresponde con un inventario de recursos disponibles a los jefes y gerentes de proyectos en su desarrollo y ciclo de vida.
4. Centro de Excelencia, corresponde a PMOs maduras con funciones de estrategia, es decir, alinear proyectos con objetivos de negocios. Suelen ser de alto nivel.
5. Virtuales, impulsadas por herramientas colaborativas, tipo Atlassian, Slack, Trello o MS Team, suelen ser de auto-servicio (self-service), es decir, en donde los participantes acceden a un centro de recursos e informes sin apenas interacción entre las personas. Suelen ser altamente eficientes.

No obstante, en la práctica, y la experiencia nos dice, que la PMO puede moldearse en varios tipos diferentes:

• PMO de Reporting. Su nombre es claro, generar informes para controlar y seguir los proyectos.
• PMO metodológicas. Estandarizan la gestión de los proyectos en el departamento TIC.
• PMO Asesoras o Coaching. Eso, persiguen asesorar y/o dar consejos a los jefes o gestores de los proyectos.
• PMO como centros de excelencia. Estado último de una PMO, una especie de centro sagrado que dicta las pautas para gestión los proyectos

Objetivos

Entre los más relevantes objetivos de una PMO suelen estar:

• Alinear (garantizar) los proyectos a los objetivos del negocio
• Filtrar si el proyecto propuesto añade o crea valor
• Reducir fallas de los proyectos IT
• Reducir gastos innecesarios en los proyectos
• Completar proyectos en el tiempo planificado
• Estandarizar procesos, metodologías, mejores prácticas y nomenclatura en la dirección de proyectos
• Proporcionar métricas, informes y dashboards oportunas para la toma de decisiones en la gestión de proyectos

Funciones o Roles de una PMO

• Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar riesgos.
• Proporcionar apoyo técnico de proyectos a encargados de proyectos
• Administrar el pool de recursos para una efectiva dirección de proyectos
• Apoyar la elaboración del plan de proyectos y su interacción con otros planes.
• Evaluar viabilidad económica (ROI, NPV, TIR), técnica, operativa y alineación con los objetivos del negocio
• Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos.
• Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos.
• Documentar los procesos, metodologías y métricas de gestión de proyectos.
• Coordinar proyectos a su cargo.
• Generar y/o propiciar la generación de indicadores de costo, riesgo, tiempo y calidad del proyecto
• Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles de autoridad definidos en la organización.
• Definir y establecer estándares
• Gestionar la cartera de proyectos de la empresa.
• Revisar los requerimientos de proyectos y apoya en la selección de los mismos.
• Realizas el plan de los proyectos, de principio hasta el cierre.
• Gestionar el rendimiento de la oficina a través del análisis y reporte de métricas o KPIs.

Dominios y alcance

• Proporciona apoyo y soporte en temas relacionados con técnicas de Gerencia de Proyectos.
• Metodologías de estimación de recursos utilizados en los proyectos (tiempo, inversión, RRHH, etc.)
• Gestión de riesgos y problemas.
• Apoyo a la gestión del cambio organizacional y estrategias de comunicación.
• Apoyo y control en la definición de estándares de calidad.
• Apoyo en relación a la arquitectura técnica.
• Apoya y asesora en lo relativo a estándares de metodologías y desarrollo de proyectos.

Triangulo de valor de una PMO

Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que la implementan. Letavec  (2007) define el triángulo de valor de una PMO (PMOVT) el cual no es más que los tres (3) elementos que más aportan valor  a la organización que implante la PMO. Ellos son:

Estándar: Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas, informes, métricas, etc.
Conocimiento: Ejecutar actividades asociados con la adquisición y diseminación de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.).
Consultoría: Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers.

Métricas e indicadores

Los objetivos de la PMO deberán ser lo suficientemente claros y medibles en el tiempo, todo a objeto de saber si se han alcanzados las metas trazadas. Algunas métricas, cuadros de mandos y otros KPIs son los siguientes:

• Gestión del riesgo.
• Hitos importantes de los proyectos, incluyendo alertas, y abiertos y cerrados.
• Inversiones de proyectos por fase, recurso, tarea, etc.
• Gestión de problemas (issues) durante la ejecución de los proyectos.
• Por programas; inversión, inventario de proyectos, beneficios esperados, etc.
• Proyectos ordenados por presupuesto.
• Pronóstico y disponibilidad de recursos
• Entre otros cuadros de mando, dashboards, etc.

Referencias

• William Casey and Wendi Peck (2001). Choosing the Right PMO Setup. PM Network, Volume 15, Number 2.
• Project Management Institute (2004). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera Edición – (Guía del PMBOK®).
• Letavec, Craig (2007). Establishing the PMO Value Proposition. The PMO Book.

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