Antecedentes
La formulación o definición de estrategias TIC siempre ha sido una tarea laboriosa e indelegable. Los objetivos a conseguir al realizar ejercicios de planificación estratégica informática o de sistemas han sido y son diversos y variados. Algunas metodologías o frameworks se orientan a obtener el portfolio o cartera de proyectos a N años (Roadmap), otras por el contrario, analizan la obsolescencia o no de la infraestructura tecnológica, otras en cambio, se orientan a obtener el grado de cobertura que tiene el departamentos IT de los procesos y datos de la empresa, y más o menos en general, todas intentan definir la ruta o el camino tecnológico que debe seguir la empresa y obtener el presupuesto de inversiones (Capex) y gastos (Opex) del departamento TIC para los próximos años fiscales.
Sin embargo, el definir un portfolio de estrategias o proyectos TIC a N años es de alto riesgo en los tiempos que corren. El cambio acelerado, el time-to-market, la presión que ejerce la competencia, la volatilidad de los recursos humanos, la incertidumbre, ambigüedad, las modas y olas tecnológicas, la globalización, y en general, la vorágine cambiante que vivimos hace impensable planificar a 3 años (por ejemplo) una cartera de proyectos que sea asertiva. Lo más probable (casi con seguridad) es que las prioridades cambien y muchos de esos proyectos se queden en el camino, y/o cambien su prioridad.
Entonces nos surge la pregunta:
¿Cómo planificar la estrategia de IT para los próximos años? La respuesta es sencilla: crea estrategias IT Agile.
Veamos cómo.
Definición de Agilidad
Agile es un método de entrega de software iterado y en tiempo, que construye software de forma incremental desde el inicio del proyecto, en lugar de tratar de entregarlo todo al final. Al igual a que ha hecho la gente de tecnología, adoptar el concepto de Agilidad del departamento de Operaciones (Toyota), lo mismo hace hoy día funciones como Marketing, Recursos Humanos y la propia gente de planificación del negocio. Entonces, basándonos en esta definición podemos aplicarla perfectamente a la Planificación Estratégica IT, en donde se abordan las estrategias IT de manera incremental, en lugar de tratar de implementar un plan a N años, y con ello, vamos entregando resultados parciales, revisando y ajustando el Plan de sistemas a las nuevas necesidades y prioridades del negocio.
La firma consultora McKensey, en su artículo Agile marketing: A step-by-step guide, ilustra perfectamente el concepto de agilidad. Comenta que un Banco Internacional deseaba conocer como sus clientes responderían a una oferta de préstamo enviada por eMail. Comenta el artículo, que el banco comenzó el proceso: seleccionó la lista de correo, la depuró, redacto el mensaje, iteraron varias veces en el mensaje, solicitaron a legal su aprobación, y finalmente iniciaron la campaña de email. Todo el proceso, para tener lista la campaña, les tomó ocho (8) meses. No parece lógico, cuando en una web el cliente puede solicitar un préstamo y obtener respuesta en 10 minutos, o utilizar canales alternos para tal procedimiento. Pues eso es agilidad.
Los principio del movimiento Agile
- Basado en métodos empíricos
- La auto-organización del equipo es fundamental para hacer frente a la imprevisibilidad y la solución de problemas complejos.
- La satisfacción del cliente en etapas tempranas, mediante entregas continuas y pronto
- Bienvenidos a los cambios en los requisitos y necesidades del cliente
- Entregas frecuentes, en tiempo relativamente corto
- Trabajo en equipo de forma colaborativo
- Reuniones de trabajo periódicas
- Excelencia técnicas y buen diseño
- Los equipos se auto-regulan y persiguen la eficiencia en los logros.
Métodos Agile
En el movimiento Agile existen distintos métodos de implementación, ellos son:
- SCRUM: el más popular y ampliamente aceptado
- Lean & Kanban
- Extreme Programming (XP) – orientado a entregar resultados lo más rápido posible
- Dynamic Systems Development Method (DSDM)
- Feature-Driven Development (FDD)
Cada uno de ellos con sus propias luces y sombras, no obstante, SCRUM se ha constituido como uno de los más utilizados a nivel mundial. De hecho ya existe toda una industria de capacitación, certificación, adopción, escalabilidad, y desarrollo basada en SCRUM.
Qué es Agile – SCRUM
Según Scrum.org, “es un marco de trabajo (framework) para apoyar a los equipos en el desarrollo de productos complejos. Scrum se compone de Equipos de Scrum y sus funciones, eventos, artefactos y reglas asociados, tal como se definen en la Guía de Scrum™”.
Componentes de SCRUM
- El equipo SCRUM:
El equipo es uno los elementos centrales de Scrum, y para poder formular sólidas estrategias IT debemos contar con:
- El Scrum Master
- El Product Owner (el dueño del producto – usuario de negocio)
- El Scrum Team (el equipo)
- Artefactos
- El Producto Backlog – Una lista dinámica de requisitos de negocio (Producto Owner es el propietario y responsable)
- Sprint Backlog – Las tareas por solucionar del Sprint o iteración
- Incremento del Producto
- Eventos:
- Sprint — o iteración, el corazón de Scrum. Espacio de tiempo para realizar una iteración.
- Daily Scrum – Reunión diaria de seguimiento de los proyectos
- Sprint Review – Reunión al final del Sprint que valora los resultados del trabajo realizado durante el Sprint
- Restrospectiva – Reunión que analiza qué hemos hecho, cómo lo hemos hecho y cómo mejorar
Estrategias IT Agile
Como lo hemos comentado, toman su Inspiración del método Agile Scrum y la podemos definir como:
Acciones o decisiones IT reflejadas en proyectos o inversiones que comprometen recursos de todo tipo de la organización, que pueden cambiar en el tiempo y pueden ser implementadas de manera incremental. Y todas esas acciones con un elemento común, que permiten a la empresa mantener su posición competitiva.
Las estrategias deben priorizarse de acuerdo a las necesidades de los Productos Owners (los responsables de negocio) o Strategic Owners quienes tienen la responsabilidad, junto al Strategic Team de definir y jerarquizar las estrategias IT más relevantes para su negocio.
Comenta Tim Leberecht en su artículo de Harvard Make Your Strategy More Agile, el formato de sprint no es sólo para el desarrollo y el diseño de software. Las organizaciones han comenzado a darse cuenta de que también puede aplicarse a otras funciones tradicionales del negocio: estrategia, marketing, recursos humanos, etc.
Las estrategias, al igual que el software, requieren de upgrades repetidos para que no queden obsoletas. Con la cohesión que la visión y misión de la organización les da, podemos actualizar las estrategias TIC de cara a mantenerlas activas y vigentes todo el tiempo.
Los objetivos de Estrategias IT Agile son:
- Mejorar la velocidad de su implementación
- Previsibilidad
- Mantener el foco en la entrega de valor al cliente lo más rápido posible
- Transparencia en su ejecución y
- Adaptabilidad a los cambios en el mercado: tanto interno como externo
“El fin último de las estrategias TIC Agile es hacer a la organización más competitiva.”
Las estrategias IT Agile son:
- Revisadas y mejoradas continuamente (mejora continua)
- Colaborativas, el equipo trabaja para alcanzar los objetivos
- Adaptativas al cambio – Se adaptan a los cambios en el entorno PEST e internos DOFA/FODA
- Alineadas a los objetivos del negocio
- Orientadas a crear una excelente experiencia de usuario
- Optimizan los procesos de negocios, vía la digitalización de los mismos
Definiendo las Estrategias IT
Definir estrategias IT modernas y de nueva generación requiere de prácticas y métodos de nueva generación. Para ello contamos con dos (2) frameworks que nos ayudan a formular dichas estrategias, y quizás lo más importante, nos ayudan a ejecutar e implementar dichas estrategias de una manera iterativa, adaptativa y continua.
- Framework StrateTI. Definido por ITMadrid IT Business School, que nos ayuda a crear una estrategia de IT nueva generación, combinando el resultado con el framework de Scrum Agile, de tal manera que podamos iterar y/o re-definir las prioridades del negocio para las estrategias de medio y largo plazo. El lugar de crear el tradicional “gran libro de la estrategia”, definimos un Strategic Backlog, el cual tendrá de manera definida y priorizada las estrategias que les interesa al negocio sean implementadas.
- Método Agile – Scrum. Nos apoya en la ejecución y revisión de las estrategias definidas, de tal manera que mantengamos un Plan de Sistemas “vivo” todo el tiempo, con clara alineación a los objetivos del negocio y trabajado (desde el inicio) con los Strategic Owners del negocio.
Definición de StrateTI
Es un framework que ayuda a formular un Plan Estratégico de IT de nueva generación. Basado en los siguientes componentes:
- Análisis del Entorno (Externo – Interno)
- Objetivos IT
- Estrategias IT
- Estructura, cultura y cambio
- Dirección del portfolio de proyectos
- Finanzas IT
- Operaciones IT
- Comunicación
Y todo basado en dos (2) bases fundamentales:
- La seguridad de los activos de información
- El mejor talento que se pueda contratar y desarrollar
El resultado de aplicar el Plan Estratégico IT es un conjunto de estrategias (Strategic Backlog) validadas y jerarquizadas por el Strategic Owner.
Estrategias IT Agile
Necesitamos trasladar la nomenclatura y conceptos de SCRUM al proceso de planificación estratégica IT Agile. Para ello redefinimos o definimos los componentes de Scrum Agile como:
- El equipo SCRUM, será el Strategic Team:
- El CIO o director de Tecnología
- Directores de IT (Sistemas, infraestructura, desarrollo, etc.)
- El o los Strategic Owners – Directores de áreas del negocio
- Consultor o asesor estratégico
- Proveedor de confianza
- Artefactos
- El Strategic Backlog – Las estrategias jerarquizadas por los Strategic Owners o responsables del negocio
- Sprint Backlog – Las estrategias o proyectos a realizar en los próximos seis (6) meses, duración de nuestro Sprint estratégico
- Incremento de la estrategia
- Eventos:
- Sprint — o iteración, es el corazón de Scrum. Espacio de tiempo para realizar una iteración. En nuestro caso será de seis (6) para ejecutar las estrategias, pudiéndose ajustar si es necesario.
- Monthly Scrum – Reunión mensual de seguimiento de la estrategia, KPIs y Proyectos.
- Sprint Review – Reunión al final del Sprint estratégico que valora los resultados del trabajo realizado durante el Sprint
- Restrospectiva – Reunión que analiza qué hemos hecho, cómo lo hemos hecho y cómo, durante la ejecución de la estrategias
Algunos términos relacionado a estrategias IT Agile
Alguna terminología encontrada en nuestras investigaciones, pero con un único significado.
- Cómo crear un Plan TIC
- Cómo elaborar un Plan TIC
- Cómo hacer un plan de sistemas
- Estrategia de Recursos compartidos
- Estrategias Agile
- Estrategias de Computación
- Estrategias de Sistemas
- Estrategias efectivas tecnología de la información
- Estrategias efectivas TIC
- Estrategias IT
- Estrategias TI
- Estrategias TIC
- Estrategias TIC Agile
- Plan anual IT
- Plan de Sistemas de la empresa
- Plan de sistemas TIC
- plan director TIC
- Plan estratégico de informática
- Plan estratégico de sistemas de información
- Plan estratégico IT
- Plan estratégico TIC
- Plan IT Agile
- Plan Rector de sistemas
- Planeación estratégica de computación
- Planeación estratégica de sistemas
- Planeación estratégica sistemas de información
- Planeación estratégica TI
- Planeación estratégica TIC
- Planificación estratégica informática
- Planificación TIC
- Principales estrategias TI
- Principales estrategias TIC
Referencias
- Álvarez, José V (2015). StrateTI: Framework para crear un Plan IT ITMadrid Ediciones, Madrid (España).
- Edelman David, Heller Jason, and Spittaels Steven (2016). Agile marketing: A step-by-step guide. McKinsey.
- High Peter (2014). Implementing World Class IT Strategy: How IT Can Drive Organizational Innovation. Jossey-Bass; 1 edition (September 22, 2014).
- Leberecht Tim (2016). Make Your Strategy More Agile. Harvard Business Review (2016).
- Westerman George, Bonnet D., McAfee Andrew (2014). Harvard Business Review Press (October 14, 2014)
Curso Planificación Estratégica IT Agile
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