Transformación Digital:

La Guía Definitiva

Esta guía sobre transformación digital te mostrará todo lo que necesitas conocer para que comiences y/o valores la Transformación Digital en la organización. Primero, te presentamos los conceptos y algunas premisas básicas.

Luego te mostramos el framework o marco de trabajo StrateDigital, el cual presenta, paso a paso, las tareas que hay que realizar inexorablemente en cualquier iniciativa digital que tengas que emprender.

¿Qué te parece? Comenzamos…….

Contenido

1. ¿Qué es la transformación digital?
2. ¿Por qué es importante y necesaria la transformación digital?
3. ¿Qué es ser una empresa digital?
4. Ventajas de la transformación digital
5. Cuáles son los pasos para la Transformación Digital
6. Capacitar al personal ….. la inversión necesaria
7. Conclusiones

1.- ¿Qué es la transformación digital?

Aun cuando no es nuevo en su concepción, y si en su popularidad, en el término transformación digital subyace la necesidad de hacer las cosas de manera diferente. Apalancado en tecnologías emergentes, mejores prácticas, novísimos modelos de negocios y cambio de mentalidad empresarial, el concepto persigue el mismo principio de siempre: el mantener competitiva y productiva a la organización. Esto, como fin último de supervivencia corporativa.

Debo decir que he leído unos cuantos conceptos que intentan definir Transformación Digital, cada uno con un sesgo particular hacia el área de interés de quien lo defina, y es natural, en un mercado en donde cada quien intenta captar “likes” de la mejor manera posible, definiciones como estás son caldo de cultivo para etiquetarlo como una proyecto o herramienta de marketing. Las empresas (es obvio) tratan de captar nuevos negocios utilizando las herramientas que el mercado les pone en la mano. Obviamente si miras el concepto de transformación digital de un banco, su sesgo es evidente, si haces lo propio con una empresa de seguro, ídem, y así podemos extrapolarlos a diferentes sectores e industrias con el mismo resultado.  En el fondo muchas de estas empresas tienen el “Thinking” en los procesos tradicionales de hacer negocios.

Pero qué es realmente la transformación digital, que significa para los stakeholders (clientes, empleados, proveedores, accionistas, gobierno, etc.), qué características y premisas básicas debe cumplir. Para intentar definirlo voy a valerme de 2 empresas que a mi juicio representan en esencia dicha transformación. Empresas que han nacido en la denominada era digital, en el que su “Thinking” y su mantra es la transformación digital. Me estoy refiriendo a Amazon® y PayPal®, dos (2) empresas que deben servir de referente para empresas quienes intentan transformarse digitalmente (si existe ese concepto).

Empecemos analizando la visión de negocios de Amazon:

“Buscamos ser la empresa más centrada en el cliente de la tierra durante cuatro grupos de clientes principales: los consumidores, los vendedores, las empresas, y los creadores de contenido.”

Independientemente que Amazon.com haya nacido en la era de Internet, si analizamos la frase “más centrada en el cliente” podemos corroborar como la empresa se focaliza en sus clientes con procesos y acciones que son claramente definidas:

1. Una excelente experiencia de usuario tanto en la compra como en la gestión de los contenidos que almacena.
2. Procesos de compra realmente sencillos y que funcionan.
3. Procesos de devolución (en casos de necesidad) realmente fáciles y con coste cero para los clientes. Es realmente impresionante.
4. Procesos de venta para “vendedores” espectaculares.
5. Atención al cliente, gratuito y te llaman a coste cero en segundos. No hay ningún número 902 o 901 en donde se traslade un coste al cliente.

En resumen Amazon.com, a través de sus procesos de negocios, busca precisamente hacer valer su Visión de Negocios, brindando una excelente atención, tanto en lo bueno (compra) como en lo malo (devolución), con procesos pensados en la era digital y poniendo al cliente siempre en el centro de la calidad de la gestión. El analizar y diseñar procesos de negocios con la tecnología digital, hace que Amazon se convierta en una empresa “transformada digitalmente”, en este caso en beneficios de sus clientes.

Por su parte PayPal® establece que su visión es “building connected commerce”, lo cual se traduce en facilitar a las personas mundialmente desarrollar negocios utilizando para ello la tecnología como driver. En este caso la palabra clave es facilitar, y es precisamente lo que hace PayPal®, millones de personas diariamente, a nivel global, realizan millones de transacciones utilizando para ello, simplemente un correo electrónico y PayPal. Y créanme que realmente funciona.

Analizando brevemente que características o foco que tienen estos dos (2) ejemplos mostrados: los clientes. Ambas compañías facilitan y permiten a sus clientes realizar transacciones electrónicas de manera segura, eficiente y con una excelente experiencia de usuarios. Este concepto lo podemos extrapolar perfectamente a otros stakeholders de la empresa como son los empleados, los proveedores, loa accionistas y la sociedad en general en donde se desenvuelven.

Qué es la transformación digital

Una estrategia organizacional o empresarial para impulsar una cultura y mentalidad continua y sistemática, con el objeto de poner a la organización a servicio de los clientes, empleados y accionistas, utilizando para ello herramientas digitales y una serie de metodologías y mejores prácticas que conllevan inexorablemente a una nueva experiencia y forma de trabajar en la denominada era o economía digital.

Las características que conlleva la transformación digital para las empresas son:

• Utilización de medios digitales para facilitar/optimizar los procesos de negocios de los stakeholders con la empresa. Como ejemplo podemos mencionar procesos de compra y/o contratación de productos o servicios a través de dispositivos digitales de cualquier tipo, procesos de atención al cliente de manera eficiente y efectiva a través de la tecnología, no más líneas telefónicas en donde el cliente tiene que pagar por llamar, y en general, una digitalización de procesos de negocios en su relación con los stakeholders de la empresa siempre poniendo al cliente y al empleado en el epicentro del cambio.
• Paperless o cero papeles. En pleno siglo 21 y en la era del Cloud Computing, existe prácticamente almacenamiento ilimitado, así como medios para digitalizar papeles y optimizar procesos y procedimientos de negocio. Facilitando la captura, almacenamiento y recuperación de documentación de todo tipo.
• Transformar el puesto de trabajo y al empleado. Eso tiene profunda raíces culturales en las organizaciones. Legislaciones obsoletas, sindicatos y trabajadores legacy impiden, en muchos casos, una revolución de los puestos de trabajo y en la forma en la cual debemos trabajar. La tecnología existe y está disponible, las trabas organizaciones y burocráticas impiden visualizar. Allí unos de los retos de transformarse o cambiar.

Estamos consciente de la magnitud que implica transformar digital una legacy empresa, los retos y desafíos son enormes, y los impedimentos y barreras empresariales son monumentales. Trataré de plasmar los principales obstáculos a la que se enfrentan los proyectos de transformación digital en las empresas:

• Aplicaciones Legacy. En muchas empresas, las aplicaciones dinosaurios son “prácticamente” difíciles de sustituir. Son un elemento centralizador de vicios, malas prácticas, zancadillas, EREs, y todo un bagaje tradicional de hacer las cosas, el propiciar cambios en ella es una tarea titánica que debe emprender la empresa para modernizarlas y dar cabida a una nueva mentalidad que apuntan a la transformación digital.
• Personal no actualizado o preparado. En muchas empresas el mejoramiento y perfeccionamiento continuo de los trabajadores es prácticamente inexistentes. Los departamentos de Recursos Humanos, han estado ocupados en otras tareas lejos de realizar planes de formación y capacitación del talento. Lamentablemente muchas empresas ven a la formación como un gasto y no como una inversión. Y aunque muchas de esas empresas tienen una Universidad Corporativa, en la práctica los empleados adolecen de preparación tecnológica de primer nivel. Un Update Digital de los trabajadores, continuo y constante, es vital para el cambio en las empresas, al fin de cuenta la Transformación Digital comienza o debe comenzar por las personas. Las organizaciones son personas y no paredes u objetos. Son estas la que propician el cambio o el rezago tecnológico de una empresa.
• Sindicados. Tradicionales stoppers de procesos de transformación o cambio.
• CIO pega cable. Es una distinción que hago de aquellos directores de tecnología de la información quienes su razón de ser es la tecnología, dan soluciones tecnológicas a demandas de los usuarios sin preguntar nada más o muy poco. Tienen una visión y conocimiento limitado del negocio, ven a la tecnología como un Commodity, y cualquier planteamiento que se les haga utilizan como defensa un argot técnico para intentar convencer a su interlocutor o cliente interno.

Cuáles son los impulsores o drivers de la transformación digital de la empresa. Que no os agarre por sorpresa y dejar que tus competidores te cierren el negocio:

• Cambio cultural. Uno de los beneficios directos de abrazar un proyecto de Transformación Digital es lo intangible, es decir, un cambio en la cultura de hacer las cosas. Adoptar el cambio como elemento central de súper-vivencia, establecer modelos de gestión que impulsen a la empresa a nuevas maneras de hacer las cosas, más eficientes y efectivas que en el pasado.
• Procesos de negocios optimizados y digitalizados. El adoptar el mejoramiento continuo en la calidad de los procesos es fundamental. Una visión a metodologías Lean, en donde, eliminar “desperdicios” en la prestación de servicios al cliente, por ejemplo, se hace indispensable. El trasmitir estos conceptos a la fuerza laboral, sin duda alguna redunda en beneficios para toda la organización.
• Incrementar la rentabilidad de la empresa. La supervivencia de las empresas dependen de una ecuación muy sencilla: Profit = Ingresos – Gastos. Optimizar ésta ecuación es fundamental para el éxito y viabilidad de la empresa en el medio y largo plazo. La Transformación Digital obviamente debe apuntar a optimizar esa ecuación.
• Empleados motivados y preparados. Obviamente que involucrar y formar a los trabajadores en nuevas tecnologías, y más aún, involucrarlos en procesos de mejoras con el uso de la tecnología, sin duda alguna es una inyección valiosa para el recurso más preciado de la empresa. Por ejemplo, el curso de Update Digital, puede ser un excelente comienzo para ello.

Las cifras de inversión en Transformación Digital son estratosféricas. De acuerdo al portal statista, la inversión será espectacular para el 2024, cifras simulares de analistas y consultores en la materia.

Recuperando nuestro pensamiento inicial, una de las características fundamentales para el éxito de proyectos de esta naturaleza es mejorar sencillamente en los trabajadores de las empresas el: “Thinking Digital”, es decir, el pensamiento o mentalidad digital a la hora de emprender el desarrollo de un productos o servicio, el desarrollar un proyecto, proponer una mejora en los procedimientos de la empresa, o simplemente, proponer una nueva idea o modelo de negocio

2.- ¿Por qué es importante y necesaria la transformación digital?

En una sola palabra: supervivencia. Las empresas que logren adaptarse a los tiempos continuarán creciendo y forjando futuro en pro de sus clientes y empleados. Por el contrario, aquellas que no vean las innovaciones venir, les pasará algo parecido a Blockbuster y Kodak, solo por mencionar un par de empresa.

1. Necesidad de competir en el mercado, por lo que hay que ReSkilling & UpSkilling el talento humano y al mismo tiempo actualizar procesos y sistemas
2. Si no te modernizas los empleados más preparados buscaran nuevos retos y empresas que le añadan valor a su carrera profesional
3. Por los clientes. Necesitan una excelente experiencia de usuario  la atención necesaria para engancharlos, y definitivamente lo digital es esencial.
4. Definir y sacar al mercado nuevos productos y servicios, claramente con herramientas y/o componentes digitales.

3.- ¿Qué es ser una empresa digital?

Claramente no es un objetivo Per Sé, pero las empresas deben mejorar continuamente (Kaizen) e implementar nuevas y  mejores prácticas de trabajo, en especial, las relacionadas con las personas.  En resumen podemos señalar:

• Responde con rapidez a los cambios en el mercado.
• Mentalidad digital, buscar soluciones basadas en tecnología.
• Innova y crear productos / servicios de base digital.
• Ofrece multicanales de comunicación con sus clientes.
• Es adaptativa a los cambios del entorno.
• Trabaja colaborativamente con nuevas tecnologías.
• Focalizada en dar valor a sus clientes (focus).
• Activa en el mundo digital y redes sociales.
• Es proactiva y dinámica.

4.- Ventajas de la transformación digital

• Mayor agilidad en los procesos de negocios.
• Flexibilidad en el desarrollo de productos y servicios.
• Mejor relación y empatía con el cliente.
• Eliminación / Reducción de los silos organizacionales.<
• Trabajo colaborativo y cooperativo.
• Eficiencia de recursos. Reducción de costes.
• Erradicación de la burocracia.
• Innovación y creatividad organizacional.
• Mejor ROI de la empresa.
• Una organización inteligente.

5.- Cuáles son los pasos para la transformación digital.

StrateDigital — eStrategias Digitales — es una propuesta que sirve de referencia para entender e impulsar el concepto de transformación y cambio que experimentan muchas organizaciones en la denominada era digital, y  al mismo tiempo, StrateDigital sirve como un marco de referencia para entender las variables o componentes que se deben considerar a la hora de emprender cualquier iniciativa en este sentido.

Al igual que StrateTI, StrateDigital no te dice que estrategia digital o metodología es mejor que otra, más bien se orienta a ser un referente o guía para impulsar los procesos de cambios que demandan muchas organizaciones de la denominada era digital.

Qué es StrateDigital

Es un framework, marco de trabajo o referencia para guiar a los gestores de las organizaciones en la definición, planificación, organización y puesta en marcha de transformaciones o cambios impulsados por las tecnologías digitales.

La clave de StrateDigital es cómo: analizar, definir, diseñar, implantar, controlar y comunicar estrategias digitales en las organizaciones, que conlleven continua y sistemáticamente a un cambio en el liderazgo y cultura de la empresa.

StrateDigital abraza principios modernos de gestión, innovación y tecnológicos, propiciando en todo momento la mejora continua en hacer las cosas (Kaizen), una mejor relación y experiencia con los stakeholders (clientes, empleados, ciudadanos, estudiantes, proveedores, etc.) de la organización y claramente una mejora sustancial en las cuentas de resultados en la empresa.

Las premisas de StrateDigital

StrateDigital como framework o marco de trabajo, se basa en las siguientes premisas:

• La seguridad no la consideramos una estrategia, es un must que todo organización debe siempre perseguir
• Crear una visión de la organización que queremos alcanzar
• Considerar la capacitación y formación del personal como una inversión
• Visualizar a la tecnología como herramienta para proponer y crear valor al negocio
• Involucrar a los stakeholders clave del negocio desde inicio
• Adaptase al cambio. Bienvenidos los cambios
• Impulsar la cultura digital en la empresa
• Aplicar solo aquellas dimensiones del framework que consideres de interés, y/o se adapten mejor a vuestra cultura / idea de transformación
• Comunicar, comunicar, comunicar, …. continuamente
• Contratar a un asesor/consultor/charla externo (opcional) para el apoyo en la definición y conceptualización

En primer lugar, el framework StrateDigital — eStrategias Digitales —- está compuesto de ocho (8) dimensiones o variables fundamentales. Parte de un análisis serio y riguroso, invitando a plasmar la cruda realidad digital-organizacional en términos numéricos y de variables internas y externas que impactan a la organización.

En tal sentido, los pasos de StrateDigital la transformación digital son:

1. Sefile Organizacional. Análisis previo y de ser posible numérico: que refleje dónde estoy y adónde quiero ir como organización, en términos digitales y tecnológicos. Debe incluir KPIs o indicadores que reflejen el grado de digitalización de la empresa, a partir de ese análisis tomaremos las primeras decisiones. Muchas empresas, a partir de este primer análisis definen el Proyecto Piloto que quieren emprender.
2. Los Cimientos. Partiendo del resultado del análisis, procedemos a definir, en una especie de reunión estilo Team Building, los que nos definiera como organización en adelante, claramente incorporando el concepto digital en ello. Se deberá definir entre otros: Mantra, visión, misión, objetivos que queremos alcanzar, etc., debemos presentarlo a la alta dirección para lograr las primeras decisiones. Saber dónde estamos y hacia donde queremos transitar.
3. Backlog Digital. Concepto tomado prestado de las metodologías ágiles para plasmar las principales estrategias digitales, jerarquizadas y validadas, que deben impulsar la organización para intentar alcanzar su visión, misión y objetivos inteligentes propuestos. Este Backlog al igual que el concepto de Agilidad, puede (y seguro que lo hará) cambiar con el tiempo.
4. Liderazgo, Cultura y Cambio. Conjunto de acciones que se deben emprender para mitigar riesgos en las estrategias definidas, para ello debemos “cuidar” y velar con cuidado la relación, comunicación y capacitación de las personas. Recordar que precisamente son las personas las responsables de guiar el banco hacia destinos y puertos seguros. Se definen líderes y responsables, a la vez que formula el organigrama (si existe) para impulsar los cambios.
5. Tecnologías. Arsenal de tecnologías disponibles para fortalecer la competitividad de la organización, pero debemos tener claro que debe ser un instrumento o herramienta para usarla con conciencia y criterio en la consecución de objetivos.
6. Mentalidad. De la mano de aspectos “Soft”, propone nuevas formas de realizar el trabajo. Incluye este apartado un inventario de metodologías, frameworks, mejores prácticas y propuestas para ayudarnos a gestionar y producir productos y servicios de nueva generación.
7. Gestión. Claramente todo este arsenal de nuevos conceptos y herramientas deben ser liderados y gestionados por personas. Profesionales que requieren estar preparados y formados para dirigir operaciones y decisiones, así mismo son responsables de llevar a la organización hacia otros estadios más prósperos y productivos.
8. Comunicación. Es el gran eslabón frágil de las organizaciones. Una carencia fundamental en ella nos impulsa a prensar y crear con mentalidad digital y colaborativa.

Eso es el framework StrateDigital, un marco de trabajo y referencia para impulsar el cambio y la transformación digital de las organizaciones, indistintamente que sea una empresa, entidad gubernamental, universidad u ONG. StrateDigital intenta en ser una guía referencial para impulsar y llevar a la organización a una posición de mejor competitividad y productividad. Los próximos capítulos definen y describen las características en detalle de cada uno sus componentes.

6.- Capacitar al personal……. la inversión necesaria.

• Principios de Transformación Digital.
• Liderazgo y Cultura Digital.
• Taller Agile – Scrum para usuarios.
• Data, Analitics & Big Data.
• Principios de Design Thinking.
• Lean Management.
• Cloud Computing.
• Marketing Digital.
• Customer eXperience Digital (CXD).
• Organización de Equipos Digitales.
• Tendencias Digitales 2022.

7.- Conclusiones.

A continuación, a estilo de conclusiones, algunas de nuestras reflexiones en relación a la transformación digital:

• La digitalización es irreversible. La tecnología seguirá avanzando y sin duda alguna alcanzará hitos insospechados. Muchos comentan que estamos en la edad de piedra digital. Vemos nuevas propuestas que inexorablemente ocuparán buena parte de nuestro tiempo. Sectores completos están a las puertas de la disrupción. Por ejemplo el financiero es un sector muy atractivo para impulsar cambios en diferentes frentes: Blockchain, Inteligencia Artificial y desintermediación son clave. De allí la apuesta de muchos bancos tratando de entender el concepto e impulsarlo en sus respectivas instituciones.
• Organizacional Lifelong Learning. Lo que se traduce como aprendizaje organizacional para toda la vida. Una especie de eufemismo para denotar, que una vez pisas la tierra de la transformación digital, la organización debe mantener constantemente capacitado o formado a su personal, con las tendencias, prácticas, metodologías y tecnologías que irrumpen en el panorama de las organizaciones. Es la manera de seguir el paso a las tecnologías y sus distintas velocidades.
• Innovación. Es el Mantra de esta generación digital. Se deben propiciar Labs en donde la creatividad e innovación se liberen. Muchos analistas coinciden que vivimos en la era del diseño, y Design Thinking es una excelente herramienta para conectar con los clientes, empatizar con ellos y resolver sus problemas y necesidades con soluciones innovadoras. Allí radica su potencial y oportunidad para toda la organización.
• Colaboración. El crear equipos compactos, multifacéticos y de alto desempeño son calves para el éxito. Trabajar colaborativamente en la nube de manera eficiente y productiva es una realidad. Debemos tener presente la regla de dos (2) pizzas del fundador de Amazon, Jeff Bezos, quien comentó, que “si dos (2) pizzas no alcanzaban para el equipo, entonces, el equipo era ineficiente”. La productividad y eficiencia en los equipos colaborativos de alto desempeño son clave en esta era.
• Experimentación. Organigramas planos, la era del servicio, agilidad empresarial e innovación son claves para esta época, eso nos supone un estilo de liderazgo radicalmente opuesto al presente e imperativo en muchas organizaciones.
• Liderazgo y cultura. Claramente si queremos impulsar nuevas formas de trabajar, por ejemplo en la nube, debemos adoptar una nueva cultura organizacional. Y no es fácil y sencillo, el cambio de cultura, no se obtiene con un cambio de chip, se logra con un cambio progresivo y constante, que debe ser compartido por un nuevo liderazgo. Inclusivo y situacional, que entienda los desafíos y guie a la organización a nuevos logros. .
• Economía de Servicios. Claramente vamos a lo que se conocer como la Gig Economy. En donde trabajos de calidad y esporádicos pueden ser contratado de manera global y sin prejuicios de ningún tipo. Portales como Fiverr nos permiten contratar a profesionales a muy bajo costes con trabajos de calidad. Y al igual a un servicio que se contrata esporádicamente, a ese profesional lo podemos incorporar a un proyecto de manera puntual y maximizar la rentabilidad del mismo.
• Estilo de gestión. Muy ligada a la cultura y el liderazgo, los organigramas tienden a ser más horizontales, utilizando y formando como decíamos a equipos multifuncionales que faciliten obtener resultados de la manera más efectiva y paciente posible. .
• Estrategias ágiles. Siempre he comentado que la agilidad es el ibuprofeno para curar la burocracia. Debemos mover a la organización (y no es sencillo) de una mentalidad burocrática a una ágil, que aborde y utilice a la tecnología como una oportunidad para mejorar y automatizar procesos, eliminar el papeleo y motivar a la fuerza laboral con nuevas ideas e intentado sacar de ellos su máximo potencial. Quizás lo más relevante, poner en el centro de esa mentalidad ágil al cliente.
• Gestión por objetivos (Management by Objective – MBO). Propuesto por Peter Drucker no es más que otro estilo de gestión que se fija en los objetivos basándose en 5 elementos centrales:
• Revisar los objetivos,
• Definir los objetivos del período a los empleados,
• Monitorizar el progreso de los objetivos,
• Evaluar el desempeño y
• Proporcionar premios o castigos según el caso.